e-invoice - JA oder NEIN?

Data Systems Austria Experte für elektronische Rechnungslegung

Wien (pts018/31.08.2005/11:29) "Zu kompliziert, zu unsicher, zu unbekannt" - diese und ähnliche Argumente erschweren aktuell die Akzeptanz von "e-invoices" in Österreichs Wirtschaft. Neben einem Einsparungspotential von bis zu 70 Prozent pro Unternehmen ist die elektronische Rechnungslegung ein wichtiger Meilenstein Österreichs in der Realisierung von umfassendem "e-business". Der im Sommer 2005 erschienene Erlass des Finanzministeriums hält nunmehr ausdrücklich fest, dass elektronisch übermittelte Rechnungen immer mit einer digitalen Signatur zu versehen sind und erteilt der sogenannten "fortgeschrittenen digitalen Signatur" grünes Licht. Wie genau das Thema in der Wirtschaft praktikabel umgesetzt werden kann, erklärt Peter Neugschwendtner von der Data Systems Austria.

Die "fortgeschrittene digitale Signatur" gewährleistet in erster Linie Authentizität und Integrität einer Rechnung. "Im ersten Anlauf wird immer von Kosten gesprochen," sagt Peter Neugschwendtner, Geschäftsstellenleiter der Data Systems Austria Linz, einer der wenigen Experten in Österreich zum Thema "e-invoice", "danach von möglichen Schwierigkeiten, die eigenen Kunden vom neuen Medium 'e-invoice' zu überzeugen; und zuletzt vom unnötigen Medienbruch, wenn man eine elektronisch versandte Rechnung erst ausdrucken und ablegen muss." - "Alles falsch!", weiß Neugschwendtner, der das Übel der mangelnden Information im Unwissen um die gesetzlichen Regelungen in Österreich und deren praktischer Umsetzung sieht.

Aktueller BMF-Erlass: "Aus" für Faxrechnungen ab 2006
Ein aktueller Erlass des Bundesministeriums für Finanzen vom Sommer 2005 (BMF-010219/0183-IV/9/2005) regelt sehr eindeutig die rechtlichen Rahmenbedingungen für Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen. So müssen "e-invoices" mit einer sogenannten "fortgeschrittenen digitalen Signatur" versehen sein, die die Authentizität (Von wem stammt die Rechnung?) und die Integrität (Ist die Signatur gültig? Ist das Dokument unversehrt?) der Rechnung gewährleistet. Per E-Mail verschickte pdf- oder sogar Word-Dateien ohne digitale Signatur sollen damit endgültig der Vergangenheit angehören. Mit ihnen war der Kriminalität Tür und Tor geöffnet.

"Um einen Vorsteuerabzug geltend zu machen, sind diese Formen der Rechnungslegung vom Finanzamt immer schon riskant gewesen", erklärt "e-invoice"-Spezialist Peter Neugschwendtner von Data Systems Austria. Auch jene, die ihre Rechnungen bis dato per Fax übermittelt und damit finanztechnisch korrekt gehandelt haben, sind nun von Amts wegen gefordert, auf "e-invoice" umzusteigen. Ab 2006 sind per Fax übermittelte Rechnungen nicht mehr vorsteuerabzugsberechtigt, sofern sie nicht elektronisch signiert sind. Dasselbe gilt für Gutschriften. Auch sie müssen die fortgeschrittene digitale Signatur tragen, um als korrekt anerkannt zu werden.

Kosteneinsparungen - Zusatznutzen
"Ebenfalls kein Argument gegen 'e-invoice' ist die damit verbundene Auflage, die Dokumente elektronisch zu speichern", erläutert Neugschwendtner. "Schließlich müssen Rechnungen nicht in Papierform aufbewahrt werden. Eine elektronische Archivierung für die Dauer von Betriebsprüfungen von sieben Jahren ist ausreichend." Vom Nutzen der elektronischen Archivierung profitieren sowohl Rechnungsleger als auch Rechungsempfänger.

Auch beim Thema "Kosten" lohnt sich eine genauere Betrachtungsweise. "Schließlich zahlt es sich nicht für jedes Unternehmen aus, seine Rechnungen elektronisch zu signieren und zu verschicken. Ab 1000 Ausgangsrechnungen pro Jahr ist 'e-invoice' aber auf jeden Fall sinnvoll. Pro Rechnung ersparen sich Unternehmen für Handling und postalische Zustellung mindestens einen Euro", so Neugschwendtner. Und nicht zuletzt spart "e-invoice" den Unternehmen auch erhebliche Zusatzkosten. Bis zu 70 Prozent pro Firma sind möglich - bedingt durch Zeitersparnis beim Handling von Rechnungen und Kosteneinsparung bei der Archivierung, Recherche, Duplikatzustellung etc.

Individuelle Kosteneinsparungen - im voraus berechnet
Die Data Systems Austria erstellt auf Wunsch individuelle Kosteneinsparungs-Tabellen für Unternehmen und berät bei der Einrichtung aller für "e-invoice" notwendigen Tools und Zusatzfunktionen. Die technische Basis für die Lösungen der Data Systems Austria für "e-invoice" ist das Software-Tool it20one. Je nach Anzahl der Ausgangsrechnungen bietet Data Systems Austria verschiedene Lösungsvarianten für Rechnungsleger und Rechnungsempfänger. Data Systems Austria vereint ERP-, Dokumentmanagement- und E-Business-Know-how und ist dadurch in der Lage, Best-Practice-Lösungen und Consulting für "e-invoice" zu bieten.

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