Digital Mailroom reduziert Kosten und Papierflut

Captiva Software auf der Systems `04 - VOI Halle A2, Stand 502:

München (pts016/17.09.2004/10:17) Captiva Software zeigt vom 18. bis 22. Oktober auch in München auf der Systems `04 am VOI-Stand in Halle A2.502 ihren Digital Mailroom. Die Lösung erfasst und verarbeitet automatisch alle Arten eingehender Dokumente - unabhängig von deren Inhalt, Format oder Ursprung. Der Digital Mailroom basiert auf Captivas Software für die Formularerfassung FW Enter-prise®, die komplett mit InputAccel®, Captivas Plattform für Dokumentenerfassung, verknüpft ist. Er lässt sich damit beliebig erweitern, so dass eine zuverlässige Dokumenten- und Formularbearbeitung auch bei schnell wachsendem oder dezentral anfallendem Posteingangsaufkommen gewährleistet ist.

Der Digital Mailroom ist in der Lage, digitalisierte Images aus eingehender Post und elektronischen Datenströmen automatisch zu klassifizieren und weiterzuleiten. Auf diese Weise laufen eingehende Post, Faxe, E-Mails sowie andere elektronische Datenströme an einer einzigen Stelle im Unternehmen zusammen. Das System erkennt und leitet automatisch digitalisierte Images aus Dokumenten und Daten zur Bearbeitung an die entsprechende Abteilung oder Person weiter und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, die Daten zu über-prüfen und weiterzuverfolgen. So lassen sich nicht nur die Bearbei-tungskosten und die Papierflut reduzieren, sondern auch Formulare und Dokumente schneller und akkurater versenden - und damit die Geschäftsprozesse beschleunigen und die Kundenzufriedenheit optimieren.

Gemäß einer von Captiva beauftragten und von Byline Research durchgeführten Studie ist die Entwicklung einer integrierten Input-Management-Lösung für das ständig wachsende Aufkommen an Papier und elektronischen Informationen nicht nur der Schlüssel zu höherer Effizienz und Kostenersparnis. Sie dient auch dazu, die strategischen Ziele 'optimierter Kundenservice' und 'verbesserte Management-Kontrolle' zu erreichen. Den Befragten zufolge klettert das Thema Dokumentenmanagement auf der Unternehmensagenda weiter nach oben und wird heute nicht nur als lästige operative Aufgabe, sondern als Wettbewerbsfaktor betrachtet.

Auch verschiedene Analysten des Marktes für Enterprise Content Management (ECM) und Input Management sind sich einig, dass es einen steigenden Bedarf für eine Verschmelzung des eingehenden Kommunikationsflusses gibt. "Die Bemühungen der Unternehmen, die wachsende Zahl von Quellen sowohl herkömmlich eingehender als auch webbasierter Daten zu adressieren, machen den Bedarf an strategischen Systemen für den Dateninput deutlich, die verschiedene Datenquellen und -medien zentral verwalten können. Bis Ende 2004 werden wohl die meisten Unternehmen vor der Wahl stehen, entweder Systeme zur strategischen Datenerfassung einzuführen oder diese Funktionen auszulagern", so Andy Warzecha, Senior Vice President und Service Director der META Group. "Lösungen für die zentralisierte Verarbeitung von Dokumenten aus den verschiedensten Kommunikationsquellen werden einem spezifischen und aktuellen Marktbedürfnis gerecht. Sie sind daher gut positioniert, um in diesem aufstrebenden neuen Marktsegment erfolgreich zu sein."

Captiva Software
Captiva Software Corporation mit Sitz in San Diego entstand Ende Juli 2002 durch den Zu-sammenschluss der Unternehmen ActionPoint Inc. und Captiva Software Corporation. Das neue Unternehmen ist führender Anbieter von Lösungen für Input Management. Die mehrfach ausgezeichneten Produkte werden genutzt, um unternehmenskritische papier- und faxbasierte Informationen bzw. Informationen aus gescannten Formularen und Dokumenten, Internetformularen und XML-Datenströmen fehlerfrei, termingerecht und kosteneffektiv zu erfassen und zu verarbeiten. Die Softwarelösungen automatisieren die Erfassung und Verarbeitung von Milliarden von Formularen und Dokumenten pro Jahr und konvertieren deren Inhalt in Informationen, die in Datenbanken, Dokumenten-, Content- sowie anderen Informations-Management-Systemen verwendet werden können. Captivas Technologie wird vorrangig in Banken, Versicherungen und Behörden, aber auch bei Outsourcing- und Direktmarketing-Dienstleistern sowie anderen Branchen eingesetzt. In Deutschland ist Captiva Software mit Niederlassungen in Freiburg und München vertreten. Weitere Informationen unter: www.captivasoftware.de.

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