Presse-Grosso setzt auf SEEBURGER Managed Services

Kundennutzen durch Effizienzsteigerung der Rechnungsprozesse

Bretten (pts021/03.12.2008/13:09) Das Presse-Grosso bildet die Handelsstufe zwischen Verlag und Einzelhändler. Somit liegt der größte Teil der veröffentlichten Presse-Titel in Deutschland in der Hand eines jeden Grossisten. Mit dem Ziel, die Rechnungsprozesse im Interesse des filialisierten Einzelhandels zu optimieren, beschloss der Bundesverband Presse-Grosso den Umstieg von papierbasierten auf den elektronischen Rechnungsaustausch mit EDI. Die Entscheidung bezüglich der technischen Umsetzung fiel auf das EDI-Outsourcing-Angebot von SEEBURGER, mit dem der automatische Rechungsprozess für 74 Grossisten um die standardisierte EDI-EANCOM-Option erweitert wurde.

Den Bundesverband Presse-Grosso überzeugte das vollständige Outsourcing-Lösungsportfolio von SEEBURGER, mit dem alle Anforderungen eines standardisierten EDI-Prozesses bis hin zur Langzeitarchivierung erfüllt werden. Auch die Auswahlkriterien Ausfallsicherheit, Transaktionssicherheit und hohe Performance für die Übertragung des hohen Datenvolumens, deckt die SEEBURGER Outsourcing-Lösung ab. Für SEEBURGER sprach zudem die langjährige Projekterfahrung im CPG & Retail-Umfeld.

Um einen effizienten Rechnungsprozess sicherzustellen, sollte es sich unter Wahrung der besonderen Systemessentials des Presse-Vertriebs sowie der weitreichenden umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen, um einen reinen Formatwechsel von Papierrechnungen auf digitale Informationen handeln. Folglich sollten auch die bewährten Systemprozesse im Vergleich zu den bisherigen Abläufen nicht entscheidend geändert werden. Wichtig war dem Bundesverband Presse-Grosso weiterhin, dass die bilateralen Geschäftsbeziehungen und die damit in Verbindung stehenden Prozesse, gewahrt wurden. Die Definition des Fachkonzepts inklusive der Schnittstellenbeschreibung für die EDV-Systeme des Presse-Grosso erfolgte vorab auf Basis der EANCOM-Standards in enger Abstimmung mit dem EDI-AK Handel und GS1-Germany.

Die SEEBURGER-Outsourcing-Lösung übernimmt die Daten für die Einzelhandelsrechnung von den Grosso-Firmen. Diese werden anschließend gemäß den GS1-Germany-Anwendungsempfehlungen konvertiert. Im folgenden Schritt wird die Übertragungsdatei an die Rechnungsempfänger weitergeleitet. Die SEEBURGER-Lösung zeichnet sich insbesondere durch die Abbildung des komplexen Workflows aus - die Daten werden nicht einfach nur übertragen und ausgetauscht. Ein eingebauter Fehlerworkflow untersucht die Daten vor Übertragung in den Workflow auf Fehler, wie beispielsweise Duplikate. Wird eine Unregelmäßigkeit festgestellt, erhält der jeweilige Grossist eine Benachrichtigung per Email mit einem entsprechenden Hinweis. Bei erfolgreichem Versand geht eine Sammelabrechnung im pdf-Format an den jeweiligen Grossisten, der die Weiterleitung an den Rechnungsempfänger gewährleistet.

Der Einsatz der SEEBURGER-Outsourcing-Lösung und die daraus folgende zentrale Steuerung der elektronischen Rechnungsprozesse war für die einzelnen Presse-Grossisten kosteneffizienter als der Erwerb und die Betreuung eines eigenen EDI-Systems. Eine weitere Besonderheit der SEEBURGER-Lösung ist das vollständige Lösungsportfolio: So deckt der Integrationsspezialist aus Bretten neben dem Austausch der Rechnungsdaten auch die Langzeitarchivierung der Rechnungen und somit die steuerrechtlichen Anforderungen ab. Mit der Outsourcing-Lösung konnte ein einheitlicher, standardisierter, und sicherer Austausch der Rechnungsdaten aller 74 Grossisten mit interessierten Einzelhandelsfilialunternehmen sichergestellt werden.

Ein Integrationsprojekt, bei dem ausnahmslos alle Unternehmen einer Branche zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt auf der Basis eines eindeutig fixierten Standards auf einen Schlag EDI-fähig werden, dürfte bislang einzigartig sein. Umso mehr stieß die reibungslose Umsetzung und gute Zusammenarbeit mit SEEBURGER auf positives Feedback aller Projektbeteiligten: "Wichtig war für uns, eine Lösung von einem Anbieter mit viel Erfahrung zu beziehen. Mit der Wahl der SEEBURGER-Outsourcing-Lösung sind wir sehr zufrieden. Es hat alles reibungslos geklappt. Neben der hohen Kompetenz, die die Firma SEEBURGER in unser Branchenprojekt eingebracht hat, ist die enge Kooperation mit GS1-Germany, positiv hervorzuheben. Ein weiterer Erfolgsfaktor war die vertrauensvolle, konstruktive und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des EDI-AK HANDEL sowie mit unserem Pilotanwender auf Seiten des Einzelhandels. Allen Beteiligten, nicht zuletzt auch den Anbietern der EDV-Systeme des Presse-Grosso, gebührt unser Dank", so Udo Schlaghecken, Leiter des Projektes beim Bundesverband Presse-Grosso.

Die EANCOM-basierte EDI-Rechnung bietet das Presse-Grosso allen interessierten Filial-Unternehmen des Einzelhandels an.

Über SEEBURGER
Ziel von SEEBURGER ist es, die nahtlose Integration von externen und internen Prozessen - die Abläufe zwischen unterschiedlichen Anwendungssystemen oder Geschäftspartnern - medienbruchfrei zu gestalten. SEEBURGER erreicht durch einen ganzheitlichen Ansatz aus Konzeption, Beratung und Projektierung von praxiserprobten Softwarelösungen eine vollständige Automatisierung der Geschäftsprozesse und kann somit maximale Einsparpotenziale für seine Kunden realisieren. Das Angebot reicht von Logistik-/RFID-Lösungen, über Lösungen zur automatischen Bearbeitung von Belegen, bis hin zur effizienten Integration von B2B-Geschäftsprozessen. Die ganzheitliche, neutrale Beratung bei der Einführung von Produktdatenmanagement-Systemen rundet das Portfolio ab. SEEBURGER zeichnet eine langjährige Partnerschaft mit SAP aus - bereits seit mehreren Jahren runden eigene Lösungen für SAP das Portfolio ab.

Ergänzend bietet SEEBURGER Managed Services - beispielsweise Roll-out und Outsourcing - und weitere Services wie Consulting, Support und das 100 % Partner-Integrationsprogramm an.

SEEBURGER-Kunden profitieren von der Branchenexpertise und dem Know-how aus Projekten bei über 7.500 Unternehmen wie ABN AMRO, Beiersdorf, Bosch, Coop, Danfoss, EnBW, Heidelberger Druckmaschinen, Hagebau, Hyundai, Novartis, Osram, Porsche, Siemens, s.Oliver, Schiesser, Supply-On, Tetley, VW, Whirlpool u.a. Die SEEBURGER AG wurde 1986 in Bretten gegründet und ist weltweit mit 17 Niederlassungen präsent.

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