ELO: Dokumente sicher speichern und wieder finden

"Sind der Vista-Suchfunktion einige Schritte voraus"

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Wien (pte038/30.01.2007/13:50) ELO Digital Office http://www.elo.com , Spezialist für Dokumentenmanagement, hat auf der derzeit in Wien stattfindenden IT-Messe ITnT http://www.itnt.at sein Produktportfolio präsentiert. "Unser zentrale Fragestellung ist: Wie kann man Dokumente effizient erfassen, weiterverarbeiten, archivieren und unkompliziert wieder finden", erklärt Karl Heinz Mosbach, ELO Geschäftsführer, im Gespräch mit pressetext. Das Enterprise Content Managementsystem (ECM) von ELO umfasse dabei eine Vielzahl an Disziplinen. "Wir verarbeiten Rechnungen, Geschäftsbriefe, E-Mails und andere geschäftsrelevante Dokumente", so Mosbach. "Die wichtigste Frage abseits der sicheren Aufbewahrung ist jedoch das Wiederauffinden benötigter Informationen. Wir versuchen unseren Kunden leistungsfähige Technologien zur Verfügung zu stellen", meint der ELO-Chef.

In der aktuellen Version wurde die fehlertolerante Volltextsuche mit neuen, intelligenten Such-Mechanismen verknüpft, um dem Anwender noch effizientere Recherche-Möglichkeiten innerhalb der eingescannten Dokumente anbieten zu können. Besonders interessant ist auch die phonetische Suchfunktion: Wenn der Benutzer nicht mehr genau weiß, wie der Suchbegriff buchstabiert wird, kann er sich auf Wunsch alle Begriffe anzeigen lassen, die ähnlich klingen. Auf diese Weise lassen sich auch Textstellen mit Tippfehlern wieder finden. "Zudem arbeiten wir an einer multilingualen Suche, mit der deutsche Suchbegriffe auch in englischen oder chinesischen Texten gefunden werden können. In Zukunft wird vor allem die Sprachsuche in den Vordergrund rücken und die Programme sich auch an den Sprachstil des Users anpassen können", meint Mosbach. "Den Suchfunktionen, wie sie in Microsofts Vista umgesetzt sind, sind wir einige Schritte voraus."

In die Professional-Linie wurde in der aktuellen Version eine Anbindung zu SAP und diversen CAD-Lösungen für computerunterstütztes Design integriert. "Auf diese Weise lässt sich das Archivierungssystem einfach und problemlos in eine vorhandene IT-Landschaft eingliedern. Daten müssen nicht erst mühsam angepasst oder konvertiert werden", führt Mosbach aus. Durch die Anbindung von Microsoft Exchange lassen sich mit ELOprofessional auch die E-Mails eines ganzen Unternehmens komfortabel verwalten und archivieren, wobei natürlich ganz besonders auf Datenschutz und Sicherheit geachtet wird.

"Die Privatsphäre ist bei der automatischen E-Mail-Archivierung ein heikler Punkt. Betriebe müssen die private Verwendung der E-Mail-Accounts klar regeln. Im besten Fall ist die Nutzung untersagt, denn eigentlich ist es genauso, als würde man mit Firmenbriefpapier einen privaten Brief schreiben", sagt Mosbach. Ganz ausschließen könne man dies dennoch nicht. "In unserem System erfolgt die Archivierung erst, wenn die Nachrichten einige Zeit alt sind. Der Enduser hat somit eine gewissen Steuerungsmöglichkeit, indem er betroffene E-Mails vor der Sicherung in einen privaten Ordner verschiebt."

Neben der umfangreichen Professional-Edition für ELO gibt es auch die Office-Version, die sich an kleine Betriebe und Freiberufler richtet. "Dieses Produkt wird als Bundle mit Microsoft Office verkauft und ist in diese Software integriert. Somit entfällt die aufwendige Installation und die Applikation kann sofort eingesetzt werden. Hier sind ebenfalls Schnittstellen zu weiterer Software beispielsweise der Buchhaltung integriert", so Mosbach. Die gescannten Dokumente werden als tiff- oder pdf-Datei abgelegt und die enthaltenen Informationen je nach Anforderung an andere Applikationen weitergegeben.

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