wals.pro automatisiert Eingangsrechnungen mit GetMyInvoices und KI
Wien (pts006/14.09.2026/08:30)
Der Wiener Automatisierungsspezialist wals.pro (Wals Professional Services GmbH) hat seine Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert. Die Rechnungsmanagement- Software GetMyInvoices ruft Belege automatisch aus über 10.000 Online-Portalen und Postfächern ab und und übergibt sie samt Rechnungsdaten an das Cloud-ERP weclapp. Ein nachgelagerter KI-gestützter Workflow prüft und korrigiert die importierten Daten. Damit entfällt die monatliche Rechnungssuche, die jedes Mal mehrere Stunden manuelle Aufarbeitung mit sich brachte.
Die Herausforderung: Rechnungen aus zu vielen Quellen
Eingangsrechnungen kamen bei wals.pro aus vielen Richtungen gleichzeitig: über mehrere E-Mail-Postfächer, direkt aus Cloud-Diensten und von SaaS-Anbietern über deren Portale. Rechnungen, die nicht rechtzeitig importiert wurden, fehlten beim Monatsabschluss; manche kamen doppelt, andere landeten mit falschem Betrag oder falschem Kreditor im ERP, weil die bisherige Texterkennung Brutto- und Nettopreise verwechselte.
Die Lösung: Belegimport, KI-Prüfung und automatische Verbuchung
GetMyInvoices lädt Belege aus E-Mail-Postfächern und Lieferantenportalen automatisch herunter. Über die native weclapp-Schnittstelle werden E-Rechnungen direkt als Einkaufsrechnungen angelegt, PDF-Belege verarbeitet die integrierte Texterkennung. Den Schritt danach hat wals.pro mit der Workflow-Plattform n8n und KI automatisiert: Ein Prüfprozess analysiert jedes Rechnungs-PDF mit einem KI-Modell, gleicht Positionen, Beträge und Mehrwertsteuersätze mit den importierten Daten ab, klärt Abweichungen bei Brutto- und Nettowerten, legt fehlende Kreditoren an und bucht die Rechnung bei vollständiger Übereinstimmung durch. Der Abgleich offener Posten mit Banktransaktionen läuft in weclapp automatisiert. Geprüft und freigegeben wird weiterhin direkt in weclapp, jetzt aber auf Basis automatisch vorliegender Belege.
"Der größte Gewinn ist, dass ich keine Rechnungen mehr zusammensuchen muss. Früher hieß das: Amazon, Adobe, der Telefonanbieter, diverse SaaS-Portale, alles einzeln durchgehen. Heute liegen die Belege einfach in weclapp, wenn ich sie brauche. Ich arbeite weiterhin dort, aber das Suchen ist weg", sagt Marlene Frauscher, verantwortlich für den Finanzbereich bei wals.pro.
Die Ergebnisse
Die Rechnungssuche über Portale und Postfächer entfällt im Alltag: Belege liegen zum Monatsabschluss automatisch in weclapp vor, vergessene oder doppelt importierte Rechnungen sind kein Thema mehr. Kreditoren werden automatisch angelegt, Brutto - Netto-Erkennungsfehler automatisch korrigiert, und der Zahlungsabgleich mit der Bank läuft automatisiert.
Vom internen Setup zum Angebot für weclapp-Kund:innen
wals.pro hat die Pipeline zunächst im eigenen Unternehmen eingeführt und setzt sie nun bei Kund:innen um. Interessant ist das Setup für Unternehmen, die regelmäßig mehr als 30 bis 40 Eingangsrechnungen pro Monat verarbeiten und mit weclapp arbeiten.
"Wir führen solche Automatisierungen zuerst bei uns selbst ein, bevor wir sie unseren Kund:innen empfehlen. Die Kombination aus einem spezialisierten Tool wie GetMyInvoices für den Belegimport, einem offenen ERP wie weclapp und KI-gestützter Prüfung ist ein Muster, das sich auf viele Backoffice-Prozesse übertragen lässt", sagt Markus Wals, Gründer und Geschäftsführer von wals.pro.
Möchtest du erfahren, wie wals.pro auch deine Prozesse optimieren kann? Vereinbare jetzt ein kostenloses Erstgespräch unter wals.pro/termin.
| Aussender: | Wals Professional Services GmbH |
| Ansprechpartner: | Markus Wals |
| Tel.: | +43 720 89 50 65 206 |
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