Digitalisieren von Verträgen, Rechnungen, Befunden - eine rechtliche Zeitbombe

Das digitale Dokument entspricht nicht dem Original

Wien (pts013/18.06.2008/10:00) Alle tun es. Banken, Versicherungen, die Industrie, der Handel und das Gesundheitswesen, alle digitalisieren Verträge, Rechnungen und Befunde um der lästigen Papierflut Herr zu werden und um Zeit und Geld zu sparen. Denn digitale Dokumente sind auf Kopfdruck verfügbar. Der Weg ins Papierarchiv wird dabei eingespart und irgendwann möchte man das Dokumentenarchiv aus Kostengründen sowieso eliminieren. Doch Achtung! Die meisten Unternehmen und Organisationen vernichten dabei das "Original, also die Urkunde". Durch den Medienbruch, der Umwandlung des Papiers in ein digitales Format verliert das elektronische Dokument den Originalcharakter, also im Prinzip seine Beweiskraft.

"Die Originalfiktion besteht nur in sogenannten GOG (Gerichtsorganisationsgesetz) konformen Archiven. Der weitverbreitete Irrglaube, dass gescannte Dokumente rechtlich dem Original entsprechen ist falsch. Unternehmen erkennen dieses Problem zumeist erst wenn ein Rechtsstreit mit einem Vertragspartner vor der Tür steht. Der Nachweis über den Originalcharakter des Dokumentes ist dann nicht mehr möglich", so der staatlich befugte und beeidete IT-Architekt Dr. Wolfgang Prentner http://www.zt-prentner-it.at .

Es gibt zwar die Möglichkeit die Sicherheit von digitalen Dokumenten z.B. durch das anbringen einer digitalen Signatur (siehe Signaturgesetz- und Verordnungen) in Verbindung mit einem Zeitstempel zu erhöhen, dennoch ist diese beim Scanvorgang grundsätzlich nicht gegeben, da die Signatur erst nach dem Medienbruch auf das digitale Dokument aufgebracht wird, wenn überhaupt. Dienstleister die das Scannen von Papierdokumenten zur Umwandlung in ein digitales Format anbieten, haben eine Vielzahl von technischen und rechtlichen Anforderungen zu beachten.

In einem Rechtsstreit kann von der klagenden Partei zu recht das gescannte Dokumente als nicht dem Original entsprechend angezweifelt werden. Jedermann weiß mittlerweile welche Manipulationsmöglichkeiten heute in der digitalen Welt bestehen. Das mit dem Computer alles gemacht werden kann, ist nicht immer nur ein Vorteil.

Weiters gilt es die Frage des richtigen Digitalisierungs- und Archivierungsformats zu beantworten. Ist es ASCII, HTML, XML, Word, PDF, PDF/A, TIFF, JPG, BMP? Digitale Dokumente können nur in einem signaturfähigen Format unterschrieben und langfristig archiviert werden. Was geschieht mit den archivierten Verträgen und Rechungen wenn das gespeicherte Dokumentenformat nicht mehr den Rechtsvorschriften genügt? Wird um teures Geld auf ein neues Format migriert oder ein Parallelsystem schmerzhaft mitgeführt? Viele Fragen auf die frühzeitig Antworten vorhanden sein müssen um nicht in Gefahr zu laufen, rechtliche Probleme zu provozieren und von den Kosten erdrückt zu werden.

ZT Prentner IT, staatlich befugte Ziviltechnikergesellschaft für Informations- und Kommunikationstechnologie und Beratungsspezialist für IT-Sicherheit berät und prüft dabei verstärkt Finanzdienstleister und Behörden im Bereich rechtskonforme Dokumenten- und Archivierungssysteme und haftet auch für Beratungs- und Prüffehler mit Eur 1,5 Millionen je Schadensfall.

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Informations- und Kommunikationstechnologie,
staatlich befugt und beeidet

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