MCS bietet einzigartige Lösung für Betriebsprüfung

Daten und Unterlagen für Controlling und digitale Betriebsprüfung auf Knopfdruck

Fürth (pts008/03.05.2007/09:00) Der Sourcing-Spezialist MCS GmbH management for documents communication & Support (Fürth) ermöglicht es zusammen mit seinem Partner hsp Unternehmen in Deutschland erstmals, alle für Betriebsprüfungen der Finanzämter nötigen Daten und Unterlagen auf Knopfdruck elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Das Schreckensszenario ist Firmen, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern seit Herbst 2000 bekannt. Der Betriebsprüfer steht vor der Tür und verlangt elektronischen Zugriff auf die betriebswirtschaftlichen Daten, um diese für seine Prüfsoftware zu erfassen. Finanzbeamte können bei einer solchen Betriebsprüfung den alternativen Datenzugriff auf alle steuerrelevanten Daten und Unterlagen entweder als unmittelbaren Lesezugriff (Z1), den mittelbaren Zugriff über Auswertungen (Z2) oder die Datenträgerüberlassung (Z3) verlangen. Dies regeln die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Moderne ERP-Systeme erfüllen in der Regel diese Voraussetzungen.

Das Problem: Oft liegen diese Daten verteilt im Unternehmen, oft sind sie nicht GDPDU-konform und nicht auswertbar. Das kostet Zeit und Nerven, und zwar sowohl den Prüfer als auch die betroffenen Mitarbeiter, die dann mühsam die Haus-EDV durchforsten müssen. Nicht anders stellt sich die Problematik, wenn international tätige Unternehmen, mit Holding im Europäschen Ausland und Tochtergesellschaften in Deutschland, ihre Server in Polen, Rumänien und Indien stehen haben. Dazu gehören auch Server von ERP-Systemen, die durch neue Systeme ersetzt wurden, sowie Software ausländischer Herkunft von Nebensystemen z.B. für Warenwirtschaft oder Reisekosten, deren Entwickler für die GDPDU erforderlichen Schnittstellen oft keine Notwendigkeit sehen.

MCS, spezialisiert auf das elektronische Erfassen, Archivieren, Verteilen und Bereitstellen von Daten und Unterlagen über das Internet, schafft nun Abhilfe durch eine GDPDU-Lösung zusammen mit dem Norderstedter Software-Spezialisten hsp GmbH. Deren systemunabhängige Software Opti.List konsolidiert die steuerrelevanten Daten aller Produktivsysteme eines Unternehmens, ob aus Drucklisten (Textdateien oder PDF's), Datenbanken der Dateien im eigenen auswertbaren Archiv.

Dann kommt MCS ins Spiel: Der Fürther Profi für Archivierung mit 19 Mitarbeitern bereitet seit Jahren sowohl für mittelständische Unternehmen aus der Region als auch für international tätige Unternehmen an verteilten Standorten Geschäftsdokumente, von der Eingangspost bis zum Rechnungswesen elektronisch auf, archiviert diese und stellt sie den berechtigten Lesern über gesicherte Breitbandverbindungen für den Datenzugriff und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Verfügung. So auch alle Daten und Unterlagen für den vom BMF vorgegebenen Datenzugriff nach Z1, Z2 und Z3 mit Beschreibungsstandard der auch vom Prüfer problemlos zu verarbeiten ist. Das System ist mandantenfähig, d.h. es können getrennte Rechte für die Analyse zum Beispiel durch den Steuerpflichtigen, den Steuerberater-/Wirtschaftsprüfer und den Behördenprüfer vergeben werden. In Kombination mit der Software der Norderstedter verliert für MCS-Geschäftsführer Rolf Gehrer damit die digitale Betriebsprüfung einen Großteil ihres Schreckens. Im Gegenteil: "Wenn die geschäftlich relevanten Daten und Unterlagen einer Firma von uns laufend, originär digital und GDPDU-konform archiviert und bereitgestellt werden, haben Unternehmer und Controlling die Chance alle GDPDU-konform konsolidierten Daten nach Z1, Z2, Z3 rechtzeitig, aktuell und kompatibel noch vor dem Betriebsprüfer verfügbar zu haben. Damit genügt ein Knopfdruck, und Unternehmer und Controlling lernen wie der Prüfer zu analysieren und zu denken."

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Tel.:	0911 / 2146117
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