Doodle: Terminplanung verbraucht zu viel Zeit

Weblösung verspricht Abhilfe und bessere Übersicht für Unternehmen

Terminplanung: Das Vereinbaren von Meetings verbraucht viel Zeit. (Foto: pixelio.de/Margot Kessler)

Zürich (pte023/26.10.2010/16:20) Fast fünf Stunden pro Woche sind Arbeitnehmer damit beschäftigt, mit anderen Meeting-Termine zu verabreden. Dies geht aus der von Doodle bereits zum zweiten Mal in Auftrag gegebenen internationalen Studie zu Trends in der Terminkoordination hervor. Befragt wurden 1.500 Angestellte in Assistenz- und Manager-Positionen in Deutschland, Frankreich und den USA.

Die Befragten gaben an, durchschnittlich neun Meetings mit sieben Teilnehmern pro Woche zu vereinbaren. Bei der Planung liegen nach wie vor Kommunikationstools wie E-Mails und Anfragen des Desktop-Kalenders vorn, gefolgt von Telefonaten und Online-Kalendern. Damit verbringen sie nach Doodle-Erkenntnissen hochgerechnet rund sechs Arbeitswochen pro Jahr. Spezialisierte Web-Tools zur Terminfindung wie Doodle werden nur von einer kleinen Minderheit als hauptsächlich verwendetes Kommunikationsmittel eingesetzt.

Web-Tools sparen Zeit

Im Schnitt sind die Befragten zwischen viereinhalb und fünf Stunden pro Woche mit der Terminplanung beschäftigt. Knapp ein Viertel der Arbeitnehmer gibt sogar an, wöchentlich sieben Stunden oder mehr dafür zu benötigen. Ohne dass ein einziger Meeting-Teilnehmer im Konferenzraum saß, kostet ein einzelnes Meeting den Initiator schon allein bei der Verabredung des Termins etwas mehr als eine halbe Stunde Zeit.

Dass Online-Terminplaner im Büro-Alltag aber eine echte Zeitersparnis bringen, darauf weist eine parallel durchgeführte Onsite-Befragung unter 385 Personen hin, die Doodle geschäftlich anwenden. Mit 15 Minuten pro Meeting brauchen die Doodle-Nutzer nur halb so lange für die Koordination eines Termins wie die Befragten der internationalen Studie.

Faktoren, die Zeit kosten, sind unter anderem verschiedene Kalendersysteme und die mangelende Rückmeldung von potenziellen Meeting-Teilnehmern. 88 Prozent der Arbeitnehmer sind davon genervt, wenn sich Eingeladene nicht oder verspätet zurückmelden. Für diese Situationen bieten Dienste wie Doodle passgenaue Funktionalitäten an, die den Vorgang der Terminplanung um einiges effizienter machen.

Teilnehmer werden automatisch erinnert

"Die kostenpflichtigen Premiumfunktionen bieten zum Beispiel eine ausführliche Übersicht über alle Teilnehmer, die darstellt, wer wann geantwortet hat und wer noch fehlt. Zudem gibt es die Möglichkeit, dass fehlende Personen automatisch oder manuell erinnert werden", erklärt Tilman Eberle, VP Corporate Communications bei Doodle, gegenüber pressetext.

Doodle-Erfinder und CEO Michael Näf sagt dazu: "Das Sparpotenzial, das diese Studie aufdeckt, ist enorm. Wir haben in den letzten Produktzyklen die professionellen Funktionen von Doodle und unsere Firmenlösung stark ausgebaut und können mit aller Bescheidenheit feststellen: Doodle ist bereit für den Einsatz im Büro. Jetzt ist es an den Unternehmen, die Mitarbeiter zum Einsatz von neuen und besseren Kommunikationsmitteln im Web zu ermuntern und damit an den Arbeitsplätzen bei der Terminkoordination viel Zeit und Nerven zu sparen."

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