pts20251023024 in Forschung

Zwischen Datenchaos und Digitalisierungsdruck: Wie KMUs bei der Dokumentenverwaltung neue Wege gehen können

Warum viele KMUs auf smarte Suchlösungen statt auf klassische DMS setzen.


Wien (pts024/23.10.2025/17:25)

(Wien, 23.10.2025) In kleinen und mittelständischen Unternehmen sind Zeit und Personal knappe Ressourcen und der Überblick über Dateien, Mails und Dokumente geht im Alltag schnell verloren. Klassische DMS-Lösungen gelten als das Mittel der Wahl gegen Datenchaos – zumindest auf dem Papier. In der Praxis scheitern sie jedoch oft an Kosten, Komplexität oder mangelnder Alltagstauglichkeit.

Dieser Beitrag zeigt, warum es Zeit ist, das Thema Dokumentenmanagement in KMUs neu zu denken – und welche Alternativen deutlich praxistauglicher sind.

DMS-Realität in KMUs: Zwischen Pragmatismus und Überforderung

In vielen kleinen Unternehmen sieht die Praxis so aus: Angebote in Word, Verträge als PDF auf dem Server, Belege per Mailanhang – und der Überblick? Der geht dabei oft verloren. Doch strukturiertes Dokumentenmanagement ist längst kein "Nice to have" mehr, sondern Voraussetzung für Effizienz, Rechtssicherheit und Wachstum.

Gleichzeitig scheitern viele Digitalisierungsprojekte in KMUs an einer simplen Frage: Wer soll das umsetzen – und bezahlen?

"Kleine Unternehmen stehen unter ständigem Druck, mit begrenzten Ressourcen möglichst friktionsfrei zu arbeiten", erklärt Christoph Wendl, Geschäftsführer der Iphos IT Solutions GmbH. "Große DMS-Lösungen versprechen zwar Ordnung, sind aber häufig zu schwergewichtig, zu teuer und schlicht nicht auf die Realität kleinerer Teams ausgelegt."

Herkömmliche DMS-Systeme: Komplex, teuer, unflexibel

Viele klassische DMS-Produkte bieten Funktionen wie Rechteverwaltung, Workflows, Versionshistorien oder Aktenzeichenmanagement. Für Großunternehmen mag das sinnvoll sein. "Aber für ein kleines Architekturbüro oder eine Agentur mit 25 Mitarbeitern ist das schlicht zu viel des Guten", so Wendl. "Hier braucht es keine Enterprise-Suite, sondern eine Lösung, die ohne IT-Abteilung funktioniert und das Personal nicht mit einem Übermaß an Komplexität überfordert."

Tatsächlich scheitern viele DMS-Einführungen in KMUs an zu geringer Akzeptanz – oder werden nach kurzer Zeit wieder eingestellt.

Suchen statt Sortieren: Wie KMU schneller Ordnung schaffen

Moderne Enterprise Search Lösungen wie searchit setzen nicht auf starre Ordnerstrukturen, sondern auf eine intelligente Volltextsuche – ähnlich wie Google, nur auf interne Daten ausgerichtet. Die Software durchsucht dabei verschiedene Datenquellen wie Festplatten, E-Mails, Cloud-Speicher oder Datenbanken in Sekundenschnelle.

Ob Word-Datei, PDF, E-Mail oder gescannter Vertrag – searchit findet relevante Informationen anhand von Dateiinhalten und -eigenschaften, selbst in alten Ablagesystemen. "Unsere Kunden sparen täglich Zeit – weil searchit interne Dokumente systemübergreifend und sicher durchsuchbar macht, ohne die bestehende IT zu verändern", sagt Wendl.

Ein weiterer Vorteil der Enterprise Search Suchlösung: Mitarbeiter müssen keine starren Ablagestrukturen oder Pflicht-Tags befolgen – die interne Suche funktioniert unabhängig davon, wo und wie Dateien gespeichert wurden.

Die Vorteile von Enterprise Search gegenüber klassischen DMS-Systemen

  • Schnelle Einführung ohne Schulungsaufwand

searchit ist in wenigen Schritten einsatzbereit – ganz ohne lange Projektphasen, komplexe Migrationen oder technische Hürden. "Gerade kleine Unternehmen wollen sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – nicht auf Softwareeinführungen", so Wendl.

  • Kosteneffizienz & flexible Skalierung

Klassische DMS-Lösungen verursachen oft hohe Kosten für Lizenzen, Hosting, Schulung und Wartung. searchit hingegen ist schlank, transparent kalkuliert und skalierbar – ganz nach Bedarf.

  • Mehr Fokus, weniger Frust

Dokumentenmanagement muss weder teuer noch kompliziert sein. Kleine Unternehmen profitieren von Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügen, den Arbeitsalltag erleichtern und für mehr Überblick sorgen. "Es geht nicht darum, alles bis ins Detail zu managen – sondern darum, schnell zu finden, was man braucht", bringt es Wendl auf den Punkt.

Mehr Infos zu Enterprise Search mit searchit:

https://www.searchit-enterprise-search.com

Über searchit:

Das internationale Unternehmen Iphos IT Solutions definiert das Thema "Enterprise Search" für Unternehmen neu. Seit dem Launch von searchit hat sich das Wiener Unternehmen als nachhaltiger Innovator in der Branche etabliert. Mit zahlreichen KI-Funktionen wie etwa einer KI-gestützten Bildersuche setzt searchit neue Standards in der Branche. Das hauseigene AI-Lab befasst sich mit hochinnovativen KI-Anwendungen in der Suche mittels Verarbeitung und Generierung von Bildern und Texten. Ing. Christoph Wendl leitet gemeinsam mit Lyubomir Ivanov als Chief Executive Officers (CEO) das 1998 gegründete Unternehmen, das sich mit innovativen Lösungen den aktuellen Herausforderungen der IT stellt.

Rückfragehinweis für Medien:

Ing. Christoph Wendl
Geschäftsführer, Iphos IT Solutions GmbH
Khekgasse 35
1230 Wien
Tel.: +43 1 869 84 00
E-Mail: info@searchit.cc

(Ende)
Aussender: searchit by Iphos IT Solutions GmbH
Ansprechpartner: Christoph Wendl
Tel.: +4318698400
E-Mail: info@searchit.cc
Website: www.searchit.cc
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