KELAG implementiert auf IC&E basierendes Rechnungsverarbeitungssystem

Führender österreichischer Energieversorger automatisiert Rechnungsverarbeitung

Wien (pts045/21.11.2007/16:28) Die KELAG ist ein führendes österreichisches Energieversorgungsunternehmen, das Kunden in ganz Österreich mit Erdgas und Strom versorgt. Die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Klagenfurt und 1.319 Mitarbeitern besteht aus der KELAG-Kärntner Elektrizitäts-Aktiengesellschaft und ihren zahlreichen Tochtergesellschaften.

Das Problem:
Auf dem Energieversorgungsmarkt, der von einem scharfen Wettbewerb geprägt wird, ist ein ständiger Dialog mit Kunden, Partnern und Lieferanten besonders wichtig. Jedes Jahr gehen bei der KELAG über 30.000 Rechnungen von mehr als 2.000 Lieferanten ein, die alle geprüft und bestätigt werden müssen.

Bis dato arbeitete das Unternehmen mit einem aufwendigen Prozess, der mehrere Schritte wie etwa die manuelle Eingabe von Daten aus den Rechnungen in die SAPBackend-Datenbank umfasste und überdies auch sehr fehleranfällig war. An dieser Stelle mussten die Rechnungen auch mit einem Strichcode versehen, gescannt und archiviert werden. Außerdem gab es einen weiteren manuellen Schritt innerhalb des Workflows, bei dem die eingehenden Rechnungen vom entsprechenden Sachbearbeiter bestätigt werden mussten. Dieser sehr zeitaufwändige und mit hohem manuellen Aufwand verbundene Schritt führte überdies zu einer starken Verzögerung des Prozesses und zu zusätzlichen Kosten.

Die KELAG wusste, dass sie ihren derzeitigen Prozess rationalisieren und eine automatisierte Erfassungslösung, die manuelle Fehleingaben verhindert, implementieren musste, um ihr derzeitiges Rechnungsseingangsvolumen effektiver bewältigen zu können und auf zukünftiges Wachstum vorbereitet zu sein.

Die Lösung:
Die KELAG wendete sich an den Certified Solution Provider (CSP) addIT Dienstleistungen GmbH & Co KG. Der CSP entwickelte eine Lösung, die auf Intelligent Capture & Exchange- dem Kernelement in der DICOM -Strategie basierte, die auf Rationalisierung von Geschäftsprozessen durch unmittelbare Erfassung von Dokumenten im Frontoffice-Bereich, also am Ausgangspunkt des Prozesses, und Einbindung der erfassten Informationen in Echtzeit in transaktionale Geschäftsprozesse abzielt.

Mit Intelligent Capture & Exchange war die KELAG bestens für die Erfassung von Rechnungen im Frontoffice-Bereich und die automatische Extraktion und Klassifizierung der an das SAP-System weiterzuleitenden Daten gerüstet.

"In Anbetracht dessen, dass wir mit einer großen Zahl ständig wechselnder Lieferanten arbeiten, brauchten wir eine benutzerfreundliche und leicht erweiterbare Rechnungsverarbeitungslösung mit einer hohen Erkennungsquote", so Horst Mühlbacher, Projektleiter bei KELAG. Die maßgeschneiderte Lösung enthielt mehrere wesentliche IC &E-Bestandteile, nämlich Ascent Capture, die weltweit führende Informationserfassungsplattform, Ascent Xtrata Pro, eine schnell und einfach einsetzbare Lösung, die zusammen mit Ascent Capture aus jedem beliebigen Dokumententyp Daten klassifiziert und extrahiert, sowie VirtualReScan (VRS), eine innovative Technologie, die die Qualität gescannter Dokumente unabhängig vom ursprünglichen Zustand des Dokuments erheblich verbessert.

Die Ergebnisse:
Intelligent Capture & Exchange hat sich für die KELAG bereits ausgezahlt: Die Verarbeitung eingehender Rechungen konnte automatisiert und damit die mit der manuellen Verarbeitung einhergehenden Eingabefehler erheblich reduziert werden. Außerdem konnte die für die Bearbeitung einer Rechnung erforderliche Gesamtzeit von mehreren Tagen auf nunmehr einen Geschäftstag reduziert werden.

Darüber hinaus können KELAG-Mitarbeiter jetzt auf alle Rechnungen sofort und unmittelbar in elektronischer Form zugreifen. Dadurch steht ein gegebenes Dokument sofort mehreren Personen zur Verfügung. Aufgrund ihrer intuitiven Bedienoberfläche wurde die Lösung von den KELAG-Mitarbeitern gut aufgenommen.

"Durch die erhebliche Reduzierung der Bearbeitungszeit und die niedrigeren Fehlerquoten konnte die KELAG die Betriebskosten deutlich senken - ein gewaltiger Vorteil für uns", so der Kommentar von Mühlbacher. "Darüber hinaus haben wir bei den erfassten Rechnungen eine Erkennungsquote von über 80 Prozent."

Die neue Rechnungsverarbeitungslösung kann auf einfache Weise auf neue Dokumentenformate ausgedehnt werden, sodass auch bei neuen Lieferanten und Dokumententypen eine ähnlich hohe Erkennungsrate gewährleistet ist.

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