Unified-Communication-Lösung hilft Rechtsanwälten und Juristen

TOPCALL verbessert Kommunikations- und Geschäftsprozesse

Wien (pts011/26.03.2003/09:00) Die intelligenten Lösungen der TOPCALL International AG ermöglichen es Rechtsanwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, ihre Geschäftsprozesse im Unified-Communication-Zeitalter (UC) sicher, vertraulich, effizient, und medienübergreifend zu bearbeiten. Es handelt sich dabei um eine Komplettlösung, die sämtliche UC-Kommunikationsprozesse und -technologien (E-Mail, SMS, Fax, Voice, IVR, CTI, digitalisierte Briefpost, Archiv, Jukebox) ohne Medienbrüche auf einem einzigen System zusammenführt. Das System integriert durch intelligente Schnittstellen alle marktführenden Mail- und ERP/CRM-Programme wie Microsoft, Lotus, Novell, Oracle, SAP, Siebel, PeopleSoft, etc. Somit wird die schnelle und mitarbeiterübergreifende Bearbeitung und nahtlose Archivierung von zeit- und unternehmenskritischen Nachrichten und Informationen unter Berücksichtigung aller Medien unternehmensweit garantiert.

Die Digital Document-Delivery-Lösung (DDD) ermöglicht die nahtlose Integration der täglich eingehenden Briefpost (inkl. großer Mengen an umfangreichen Verträgen) in den E-Business-Workflow. So kann die Eingangspost in Anwaltskanzleien wesentlich schneller bearbeitet und effizienter verteilt werden. Die eingehenden Dokumente werden zentral gesammelt und anschließend mit einem Highspeed-Scanner (tausende von Seiten pro Stunde) digitalisiert. Die Verteilung der gescannten Informationen erfolgt über den TOPCALL-Server an die entsprechende Mail-Box (Lotus Notes, MS Outlook, Novell GroupWise oder SMTP-Umgebungen wie zum Beispiel Hotmail) des jeweiligen Anwalts. Diese digitalisierte konventionelle Post (wie z.B. Verträge, eidesstattliche Aussagen und Protokolle) kann über die unterschiedlichsten Wege, wie Fax, E-Mail oder SMS-Nachrichten, weitergeleitet werden. Das bindet auch den mobilen Anwender im Außendienst in das aktuelle Tagesgeschäft ein (durch SMS oder mobilen Zugriff auf seine Mailbox). Der physikalische Posteingang wird so in die moderne E-Business-Infrastruktur eines Unternehmens integriert. Zusätzlich können die ersten zwanzig Zeilen des Briefes durch die integrierte OCR-Software in Text umgewandelt werden, wodurch der jeweilige Bearbeiter auf einen Blick sieht, worum es sich in diesem Dokument handelt und ein späteres Auffinden im TOPCALL-Archiv einfach und rasch möglich ist.

TOPCALL's Secure Document Delivery (SDD) Lösung stellt sicher, dass alle Papierdokumente (inklusive Fax) unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben als Email versendet werden können. SDD kann für Rechnungen und alle sensiblen bzw. rechtlich verbindlichen Dokumente eingesetzt werden, um diese automatisch in Emails mit einer entsprechenden Anlage in Adobe PDF oder auf TIFF Basis umzuwandeln. Die Anlage enthält eine exakte Repräsentation des ursprünglichen Dokumentes. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger alle Informationen, in genau demselben Format in dem sie erstellt wurden, erhält. Digitale Beglaubigung und Verschlüsselung ermöglichen Anwaltskanzleien oder Rechtsabteilungen eine extrem sichere Übermittlung aller Dokumente (Fax, E-Mail, Papier/Brief) an Ihre Geschäftspartner.

Die derzeit modernste Lösung für E-Mail-Übertragung, Datensicherung und -archivierung stellt MetaMail dar. Durch dieses neue Speicher- und Archivierungsverfahren wird eine massive Entlastung der Mail Server erreicht. Es wird dabei nicht nur ein Höchstmaß an Sicherheit und Verfügbarkeit von Daten erzielt, die neue Technologie macht auch Investitionen in weitere Mailserver und Backup-Lösungen überflüssig. Basis der Lösung hierfür ist die Umwandlung von Nachrichten und dazugehörenden Attachments in Web-Hyperlinks (URL). Durch das Öffnen dieser URLs im Mail Client wird die am TOPCALL-System gespeicherte Nachricht dargestellt. Die Lösung ist kompatibel zu sämtlichen gängigen Messaging-Programmen wie Microsoft Exchange, Lotus Notes oder Novell GroupWise und bearbeitet auf Basis der Sprach-Daten-Konvergenz sämtliche Nachrichten-Formate wie Fax, E-Mail oder Voicemail. MetaMail eignet sich besonders für Rechtsanwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, die im Rahmen ihrer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse große und von der Beschaffenheit her komplizierte Datenvolumina aufweisen, die üblicherweise nicht in das Mail System integriert sind. Die Messages sind durch die Umwandlung in URLs wesentlich kleiner und schneller übermittelbar. Auch die Nachvollziehbarkeit der verschiedenen Kommunikationsab-läufe wird durch MetaMail gewährleistet: Es lässt sich jederzeit überprüfen, wer zu welchem Zeitpunkt die Nachricht geöffnet, bearbeitet und weitergeleitet hat. Durch die Backups auf Basis eines TC Tandem-Servers verhindert die Lösung zusätzlich einen Datenverlust. Durch die moderne Form der Archivierung in Verbindung mit der Jukebox-Techologie (automati-sches Speichern der Daten auf CD's oder DVD-Datenträger) fällt auch ein Kostenfaktor weg, der im allgemeinen bis zu 40 Prozent der Gesamtkosten für Datensicherung ausmacht: Sämtliche Administrationskosten sowie die Investitionen in zusätzliche Backup-Lösungen können somit eingespart werden.

Mit dem von TOPCALL entwickelten Escalation Agent kann sichergestellt werden, dass Nachrichten rasch nach einem frei zu konfigurierenden Eskalationsplan abgearbeitet werden. Herkömmliche Lösungen, bei denen anderen Personen der Zugriff auf die Mailbox eines Anwalts gestattet wird, sind oftmals nicht befriedigend. Nur Nachrichten, die nicht bearbeitet wurden, sollten an andere Personen weitergeleitet werden. Der Escalation Agent stellt dies durch einen frei konfigurierbaren und bestimmbaren Zeitplan sicher. So werden nicht bearbeitete Nachrichten automatisch an einen Stellvertreter weitergeleitet. Der ursprüngliche adressierte Empfänger erhält unverzüglich eine Weiterleitungsinformation, sodass eine doppelte Bearbeitung des Vorgangs ausgeschlossen wird. Bearbeitet auch der Stellvertreter die Aufgabe nicht in der vordefinierten Zeit, wird die Nachricht ebenfalls automatisch an einen weiteren Stellvertreter oder direkt an einen Operatorplatz weitergeleitet. Auch dieser Escalationsprozess ist frei definierbar. Der Escalation Agent berücksichtigt dabei auch die Arbeitszeiten und Werktage des unternehmensweit eingesetzten Firmenkalenders. Die Bearbeitungsdauer bezieht sich bei der TOPCALL-Lösung dabei auf die reguläre Arbeitszeit des Unternehmens. Durch den Einsatz des Escalation Agent können Rechtsanwaltskanzleien und juristische Abteilungen sicherstellen, dass keine Kundenanfragen mehr unbearbeitet bleiben.

Herbert Blieberger, CEO der TOPCALL International AG, kommentiert: "Unsere Lösungen bieten Rechtsanwaltskanzleien und Rechtsabteilungen eine Kommunikationskomplettlösung, die den täglichen Workflow vereinfacht, transparent gestaltet und die Kosten minimiert."

Der TOPCALL Server ist eine Gesamtlösung für die Geschäftskommunikation. Die Architektur der Lösung erlaubt Unternehmen, die gesamte Kommunikation auf einem einzigen, hochverfügbaren Server zu integrieren, zu verwalten und zu archivieren. Das "Single Server"-Konzept vereinfacht das Netzwerk-Management und vermeidet den Bedarf an Software-Installation bei Endgeräten. Das verfügbare Lösungsspektrum umfasst Unified Messaging, Network and Production Faxing, Interaction Management and Computer Telephony (IVR/CTI). Weiterhin bietet TOPCALL Kommunikationslösungen für ASPs und eine Produktpalette, welche den Ausbau von Call-Centern in multimediafähige Contact Center unterstützt.

TOPCALL (Wiener Börse und NASDAQ Europe: TOPC) ist ein weltweit tätiger Anbieter von geschäftskritischen Kommunikationslösungen (Unified Communication, UC). Diese Kommunikationslösungen unterstützen Unternehmen bei der besseren Nutzung ihrer bestehenden IT-Umgebungen (z.B. ERP- oder CRM-Systeme), bei der Vereinfachung oder Beschleunigung von Geschäftsprozessen und bei der Erzielung besserer Ergebnisse sowie eines raschen ROI. TOPCALL ist in diesem Geschäftsfeld seit 25 Jahren tätig und zählt den Großteil der "Fortune 500"-Unternehmen zu seinen Kunden. Auf Basis dieser Erfahrungen ist TOPCALL heute in der Lage, alle Medientypen in alle IT-Umgebungen zu integrieren und dadurch Geschäftsprozesse über Kommunikation zu optimieren. Bisher wurden über 4.000 UC-Lösungen weltweit installiert und durch TOPCALL's weltweite Support- und Consulting-Services unterstützt. TOPCALL ist mit 24 Niederlassungen und 18 dedizierten Vertragspartnern weltweit präsent. Das Unternehmen ist unter dem Börsenkürzel TOPC im Segment Prime Market an der Wiener Börse (seit 19. Dezember 2002) als auch an der NASDAQ Europe (seit 11. Juli 1997) notiert. Die ISIN-Nummer lautet: AT0000848809. Der Unternehmenssitz befindet sich in Wien, Österreich. Weitere Informationen sind unter http://www.topcall.at verfügbar.

Aussender:	Topcall International AG
Ansprechpartner:	Ilse Berg
Tel.:	+43 1 863 53-171
E-Mail:	ilse.berg@topcall.com