Das Mitarbeiterportal der Stadt Brandenburg kommt gut an

Freiburg (pts031/26.07.2007/13:50) In Verwaltungen und Gemeinden nimmt das Management von verteilten Informationen und Fachverfahren eine zunehmend wichtige Rolle ein. Portale haben sich hier als zentraler Anlaufpunkt zur Verwaltung von Daten und zur Abwicklung von Prozessen vielfach bewährt.
Die Stadt Brandenburg an der Havel konnte mit ihrem internen Portal nun deutliche Kommunikationsvorteile realisieren.

Bei der Stadt Brandenburg an der Havel hat die Einführung eines Mitarbeiterportals zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und der Mitarbeiterzufriedenheit beigetragen. Zahlreiche fachspezifische wie auch ämterübergreifende Applikationen wurden speziell für die Anforderungen der Stadtverwaltung entwickelt und steuern nun diverse interne Abläufe und Informationsflüsse. Ursprünglich war man auf der Suche nach einem Content Management System zur Verwaltung der internen Informationen. Schnell erkannte die IT-Abteilung jedoch, dass in einer Stadtverwaltung nicht nur Informationen zu managen sind, sondern es sich vor allem um Funktionen, Anwendungen und Prozesse dreht, die sinnvoll abgebildet werden sollten. Daher begab man sich auf die Suche nach einer Portallösung, die andere bestehende Anwendungen ablösen und ebenso als internes Informationsportal dienen sollte.

Der Impuls für ein solches "Anwendungs- und Informationsportal" ging in diesem Fall von der IT-Abteilung und der Internetredaktion aus. Im Rahmen des Erfahrungsaustausches bei dem Kooperationsausschuss ADV in Potsdam traf man auf das unabhängige Beratungsunternehmen City & Bits. Der Lösungspartner für kommunales eGovernment begleitet seine Kunden bei der Umsetzung von Projekten für eine moderne Verwaltung. Für die Stadt Brandenburg wurde ein eGovernment Masterplan von 2004 bis 2007 entwickelt, der als zentralen Baustein den Einsatz eines Mitarbeiterportals vorsah. Als Software entschied sich die Stadt für Intrexx Xtreme, die sich bereits bei mehr als 400 Kommunen, Behörden und Verwaltungen in Deutschland bewährt hat. Ausschlaggebend hierfür waren die flexible Erweiterbarkeit sowie die vielen fertige Vorlagen, die einen Portalaufbau innerhalb relativ kurzer Zeit ermöglichen.

Das Portal wurde schließlich im Oktober 2006 in Betrieb genommen, heute arbeiten täglich 800 Mitarbeiter damit. Besonderen Wert legen diese auf die Basisanwendungen, die sich in vielen Verwaltungen finden: Informationen werden über das Portal verteilt, Seminare verwaltet und Ressourcen gebucht. In Zusammenarbeit zwischen dem Amt für automatisierte Datenverarbeitung (ADV) und dem Beratungsunternehmen City & Bits wurden zudem spezielle Anwendungen wie ein Vertragscontrolling und eine Fördermittelverwaltung entwickelt.
Für die Abteilung Controlling und die Fachämter wird das Vertragscontrolling über das Portal einen systematischen Überblick über alle laufenden Verträge, die im Namen der Verwaltung abgeschlossen wurden, ermöglichen. Zu jedem Vertrag können zentral Laufzeit, Einspruchsfristen, Prüfperioden, etc. verwaltet werden. Mittels automatischen Hinweisfunktionen (Wiedervorlage) ist so die laufende Kontrolle aller Verträge möglich, zum Beispiel auf eine anstehende Überprüfung der korrekten Leistungserbringung oder auf Verträge, deren Kündigungsfrist abläuft.

Das Amt für Jugend, Soziales und Wohnen ist das größte Amt der Stadtverwaltung, dessen Mitarbeiter an verschiedenen Standorten in der Stadt Brandenburg an der Havel verteilt arbeiten. Das Mitarbeiterportal bietet diesem Amt eine zentrale Informationsstelle. Ob Protokolle von Beratungen, eine Datenbank mit internen Festlegungen, ein Dokumentenverzeichnis, ein Beschwerdemanagement, die Ressourcenbuchung... - alle Mitarbeiter des Amtes greifen über das hausinterne Datennetz auf diese zentralen Informationen zu. Trotz anfänglicher Skepsis wurde schnell der hohe Nutzwert für die eigene Arbeit erkannt, so dass nunmehr jeder Mitarbeiter des Amtes dieses Portal für seine tägliche Arbeit nutzt.

Insbesondere die Verbreitung von News und Daten nimmt eine wichtige Rolle ein, da diese sich täglich ändern. Die Benutzer- und Rechteverwaltung der Software Intrexx Xtreme ermöglicht es, alle Anwendungen und Daten personalisiert darzustellen. So kann jeder Anwender auf der Startseite seine Informationspakete (sog. Portlets) individuell anpassen und definieren, welche Informationen er dort sehen möchte: Ob Stellenausschreibungen, Verwaltungsführung, Mitarbeiterinformationen, Störungsmeldungen oder Pressemeldungen. Auch ist es möglich, über das Portal den individuellen Einstieg in die jeweiligen Fachanwendungen, die ein Mitarbeiter für die tägliche Arbeit benötigt, einzubinden.

Wichtig war, dass die vorhandenen Benutzerdaten im zentralen Benutzerdatenverzeichnis in Intrexx mittels LDAP importiert werden konnten und die Passwortprüfung über LDAP gegen das zentrale Benutzerdatenverzeichnis erfolgt (Single Sign On). Damit werden bei der Stadt Brandenburg die beiden Hauptziele für die Portaleinführung erreicht: Bestehende Einzelanwendungen sollten abgelöst und unter einer Plattform vereint werden. Weiteres Ziel war es, jedem Mitarbeiter die Informationen und Funktionen zur Verfügung zu stellen, die er für die tägliche Arbeit benötigt. Dieses wird schrittweise abgeschlossen: Programme wie Lotus Approach, Access etc. sind nun seltener im Einsatz, dafür sind die Daten, Informationen und Prozesse direkt und personalisiert im Browser abrufbar.

Obwohl in der Einführungsphase durch Umzugsmaßnahmen keine Schulungen möglich waren, scheint das Portal bei den Mitarbeitern gut anzukommen: Bis auf kleinere Umgewöhnungsschwierigkeiten, wie eine veränderte Farbwahl oder Navigation sind die Mitarbeiter laut Gert Walter, Amtsleiter ADV, sehr zufrieden mit dem neuen Portal und schätzen die Arbeitserleichterung. "Das leistungsfähige Portal stellt für uns eine sinnvolle Ergänzung zu den eingesetzten Fachverfahren dar. Langfristig möchten wir es als Führungsinformationssystem erweitern und damit die tägliche Arbeit in unserer Stadtverwaltung noch effizienter gestalten", so Gert Walter, Amtsleiter ADV der Stadt Brandenburg. Details zu den einzelnen Anwendungen können in einer Fallstudie nachgelesen werden. Diese steht unter http://www.cityandbits.de kostenlos zur Verfügung.

Über die Stadt Brandenburg

Die Stadt, die dem Land den Namen gab, umfasst etwa 74.000 Einwohner. Die besondere geschichtliche Rolle, die die "historische Chur- und Hauptstadt der Mark" für die Entwicklung der Region spielte, ist unbenommen. Von ihr sind in den vergangenen Jahrhunderten immer wieder entscheidende wirtschaftliche und gesellschaftliche Impulse ausgegangen. So wurde zum Beispiel das Brandenburger Stadtrecht auf viele märkische Orte und - was viele nicht wissen - auch auf Berlin übertragen. Hier befand sich mit dem so genannten Schöppenstuhl schon im Mittelalter die oberste Gerichtsbarkeit der Mark: eine Tradition, die das Brandenburgische Oberlandesgericht in der Havelstadt heute fortsetzt. Zahlreiche Sehenswürdigkeiten, wie der Brandenburger Dom, die großen Kirchen St. Katharinen, St. Gotthardt und St. Nikolai, das Altstädtische Rathaus mit dem Roland oder die vier Tortürme und Fragmente der Stadtmauern prägen zusammen mit den vielen liebevoll sanierten Häusern in den historischen Straßen und Gassen, mit den weitläufigen Parks und Grünanlagen sowie den verschlungenen Flussarmen und ausgedehnten Seen das besondere Flair von Brandenburg an der Havel.

Ansprechpartner:
Gert Walter
Amtsleiter ADV
Telefon: +49 (0)3381 58-1500
eMail: gert.walter@stadt-brb.brandenburg.de
http://www.stadt-brandenburg.de

Über City & Bits

City & Bits begleitet Städte, Landkreise und Landesverwaltungen beim Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien. Spezialisiert auf den öffentlichen Sektor bietet das unabhängige Beratungsunternehmen Konzeptionen und Lösungen für kommunale und kreisweite Internetportale, verwaltungsweite Intranets und eGovernment-Infrastrukturen. Durch die Kombination von Fachwissen aus den Bereichen Verwaltung, Informatik und Planung besitzt City & Bits solide fachliche und methodische Grundlagen, um aktuelle informations-technische Herausforderungen erfolgreich anzugehen.
Die enge Zusammenarbeit mit Technologiepartnern und wissenschaftlichen Einrichtungen ermöglicht praxisnahe Beratung. City & Bits steht für flexible Konzepte, Strategien und Lösungen, die die Gegebenheiten vor Ort berücksichtigen. Das Spektrum reicht von der Umsetzung einzelner Projekte bis hin zu ganzheitlichen E-Governmentstrategien.

Ansprechpartner:
Jörg Raudszus
Geschäftsführer
Telefon: +49 (0)30 405055-18
eMail: joerg.raudszus@cityandbits.de
http://www.cityandbits.de

Über United Planet

Der deutsche Softwarehersteller United Planet gehört mit Intrexx Xtreme zu den Marktführern im Segment der privaten mittelständischen Wirtschaft, den öffentlichen Verwaltungen und Organisationen. Mit der branchenneutralen Standardsoftware lassen sich Intranets, Enterprise Portale und Webapplikationen mit modernsten Funktionalitäten extrem schnell und einfach erstellen und betreiben. Ein Portalaufbau mit Intrexx Xtreme ist exakt kalkulierbar und lässt sich aus vorgefertigten Bausteinen zusammenstellen. Mehrere tausend Unternehmen steuern bereits ihre Geschäftsprozesse über ein Intrexx Portal und profitieren damit von immensen Kostensenkungen.

United Planet gehört zu den wenigen Herstellern, die sich ausschließlich auf die Entwicklung von Portalsoftware spezialisiert haben. Neben der Entwicklung am Standort Freiburg steht ein weit reichendes Netzwerk an Partnern und eigenen Consultern bereit, die mit den Kunden individuelle Lösungen zur Optimierung der Geschäftsprozesse erarbeiten. An drei Standorten in Deutschland und der Schweiz können sich die Kunden umfassend schulen lassen, wodurch von den Kunden ein hohes Maß an Unabhängigkeit von Hersteller und Berater erreicht werden kann.

Als einer der Begründer des Marktsegments preiswerter Fertig-Intranets "out-of-the-box" gehört das heute international agierende Unternehmen mit seiner Software Intrexx Xtreme zu den Technologieführern. Die javabasierende Software wird komplett auf einer DVD ausgeliefert und läuft sowohl unter Windows, Linux und Sun Solaris. Intrexx-Portale ermöglichen die Integration von Fremddaten aus ERP-Lösungen nahezu beliebiger Hersteller (SAP, Microsoft, Sage etc.); ein Business Adapter übernimmt dabei die Datenmodellierung und das Benutzermanagement des jeweiligen Herstellers.

Die jüngste Integration eines Prozess Managers in die Software Intrexx Xtreme zeigt die zentrale Rolle, die Portalsoftware bereits heute in den Organisationen einnimmt: Aus dem Intranet von damals ist längst die Schaltzentrale eines Unternehmens geworden. Die bieder anmutende Browseroberfläche mit statischen Inhalten hat sich längst in ein lebendiges Interface für sämtliche Business Applikationen und Prozesse gewandelt. Qualitäts-, Wissens- und Prozessmanagement sowie die Datenverwaltung sind nur einige von vielen fertig verfügbaren Lösungen.

Intrexx und United Planet haben national und international mehr als 15 Prämierungen und Innovationspreise erhalten.

Weitere Informationen unter http://www.intrexx.com

Aussender:	United Planet GmbH
Ansprechpartner:	Johanna Jockwer
Tel.:	+49-(0)761-20703-412
E-Mail:	Johanna.Jockwer@unitedplanet.de