Alle Chancen im Blick

Verkaufen mit System

Wien/Wiesbaden (pts014/20.11.1998/14:31)

Die Zeit eines Verkäufers ist beschränkt. Er muß immer genau wissen, wo seine Verkaufschancen liegen, um sich mit dem richtigen Timing auf die wesentlichen Abschlüsse konzentrieren zu können. Diese Forderung hat UpDate Marketing Service AG mit der Integrierung eines Opportunity-Management-Systems (OMS) in den Marketing Manager berücksichtigt. Was sich genau hinter dem Begriff Opportunity-Management verbirgt, wie er mit dem Marketing Manager umgesetzt wird und welchen Nutzen eine solche Funktion dem Verkäufer bringt - zu diesen und weiteren Fragen nimmt im folgenden Daniel J. Schwarzenbach, Sales & Marketing Manager Central Europe der UpDate Marketing AG, Stellung.

Herr Schwarzenbach, welchen Hintergrund hatte die Integrierung des OMS in ihre Software zur Vertriebsunterstützung?

D. J. S.: Reine Kontaktmanagementsysteme, die Kontakte im Terminkalender verwalten, gibt es auf dem Softwaremarkt mittlerweile in reicher Auswahl. Sich demgegenüber deutlich zu positionieren und ein Alleinstellungsmerkmal zu erarbeiten, war für uns als europäischem Marktführer im Bereich technology enabled selling ein wesentlicher Aspekt. Unser neues SoftwareKonzept zielte daher darauf ab, weit über die bislang bekannten Funktionalitäten der am Markt angebotenen Kontaktmanagementsysteme hinauszugehen und den Verkäufer in seiner Tätigkeit gezielt zu unterstützen. Mit dem OMS des Marketing Manager ist uns das auch gelungen.

Inwiefern gelungen?

D. J. S.: Der Marketing Manager unterstützt über das OMS den Verkaufsprozeß, indem alle Informationen rund um eine Verkaufschance, eine "Opportunity" gesammelt, die Schritte für den Abschluß geplant und mit Hilfe des integrierten Workflow-Konzeptes durchgeführt werden können. Dank des OMS ist der Verkäufer immer aktuell über die Befindlichkeit des Kunden informiert und kann gezielt auf die Stunde des Geschäftsabschlusses hinarbeiten. Die ersten Gespräche mit Käufern unseres Vertriebsinformationssystemes bestätigen, daß wir mit dem OMS die aktuellen Bedürfnisse im Vertriebssektor umfassend abbilden können.

Bitte beschreiben Sie die Funktionalität des OMS etwas ausführlicher.

D. J. S.: Mit dem OMS wird der Verkaufsprozeß rigoros in verschiedene Stufen der Qualifikation unterteilt. Dadurch sind Abschlußchance und günstigster Abschlußzeitpunkt wesentlich exakter definiert. Opportunity-Management erlaubt es darüber hinaus, den Verkaufsprozeß zu standardisieren und interaktive Prozesse zwischen Marketing, Vertrieb und Support zu vereinfachen.

Die Vorteile für den Verkäufer und sein Unternehmen . . .

D. J. S.: ... liegen auf der Hand. Ganz oben anzuführen wäre die wirklich punktgenaue Konzentration aller Verkaufsresourcen auf den Abschluß. Kürzere Verkaufszyklen, höhere Abschlußraten und eine genauere Planung von Potential und Umsätzen sind die logische Konsequenz. Der Verkäufer kann einfach keine wichtigen Schritte mehr vergessen, denn er wird in der raschen Erledigung und Erfassung der Informationen an die Hand genommen. Weiterhin verfügt der Vertriebsmitarbeiter dank OMS jederzeit über einen detaillierten Überblick, in welchem Stadium sich ein Projekt befindet. Er weiß genau, was noch an Aufgaben zu bewältigen ist, um zu einem Abschluß zu gelangen, und - wie bereits erwähnt - er ist über die Befindlichkeit seiner Kunden bestens informiert.

Sie hatten eingangs bereits das Workflow-Konzept des UpDate Marketing-Systems erwähnt. Wie gestaltet sich dessen Zusammenwirken mit dem OMS?

D. J. S.: Mit dem neuen Workflow-Konzept lassen sich über eine Trigger-funktion Abläufe unternehmensindividuell vordefinieren und automatisieren. Dadurch sind auch im OMS die Schritte, die in den einzelnen Phasen des Verkaufstrichters zu erledigen sind, weitgehend automatisierbar. Für jede Stufe - ob nun Identifikations-, Qualifikations-, Vorangebots-, Angebots-, Entscheidungs- oder Vertragsphase - werden die einzelnen Schritte, die normalerweise in dem jeweiligen Zeitrahmen vom Vertriebsinnen- beziehungsweise -außendienst wahrzunehmen sind, vordefiniert. Sie können entweder manuell erledigt oder automatisch ausgelöst werden, sobald ein bestimmtes, als Auslösungsfaktor definiertes Ereignis eintritt.

Könnten Sie das an einem Beispiel verdeutlichen?

D. J. S.: Gern! Ein Verkäufer erkennt eine Verkaufschance und erfaßt zu-nächst die dafür notwendigen Basisinformationen im System, konkret im Informationsbereich "Verkaufschance". Das damit anlaufende Projekt befindet sich in der Phase 0, der Identifikationsphase. Er klickt auf die Ikone "Aktionsplan", um die Liste aller für diese Phase benötigten Schritte aufzurufen. Daraufhin erscheinen alle vordefinierten Trigger, die nun in der vorgegebenen oder auch frei wählbaren Reihenfolge abgearbeitet werden können. Über die Schaltfläche "Ausführen" kann nun ein bestimmter Trigger ausgelöst werden, worauf sich beispielsweise automatisch die Kontaktmaske oder die Relation "Beteiligte" öffnet, um die an dem Projekt maßgeblich Beteiligten zu erfassen. Sobald alle Schritte abgearbeitet sind, wird die Verkaufschance automatisch der folgenden Verkaufsphase zugeordnet. Beim nächsten Aufrufen erscheinen wieder die Schritte, die für die nächste Phase vordefiniert wurden. Und so setzt sich der gesamte Prozeß bis zum eigentlichen Abschluß fort. In der History kann jederzeit der gesamte Überblick abgerufen werden und damit auch der Status, welche Schritte in den einzelnen Phasen bereits erledigt worden sind.

Ist der Vertriebsmitarbeiter in diesem Fall nicht gezwungen, die eigene Selbständigkeit und Kreativität zugunsten von automatisierten Abläufen aufzugeben?

D. J. S.: Mitnichten, das OMS des Marketing Managers nimmt den Vertriebsmitarbeitern nichts von ihrer Kreativität und Individualität, sondern ist als ein rein unterstützendes Feature konzipiert. Daher ist das Gegenteil einer "Einengung" der Fall, denn schematisch ablaufende, immer wiederkehrende Prozesse werden automatisiert und können den Vertriebsbeauftragten in der Umsetzung seiner kreativen Ideen nicht mehr stören. Erst jetzt hat er die Freiräume, die er für seine eigentliche Arbeit benötigt. Last but not least sei darauf hingewiesen, daß es sich bei dem OMS nicht um ein willkürlich aus der Luft gegriffenes Feature handelt, sondern um ein System, das auf dem Know-how praxiserfahrener Vertriebsspezialisten aufbaut. Deren Vorstellungen haben wir im Rahmen des Marketing Manager softwaretechnisch umgesetzt.

Vielen Dank Herr Schwarzenbach!
Das Gespräch führte Thomas Müller (Ende)