Mit den richtigen Softskills zu neuen Marktchancen

Bei Erfolgsfaktoren in internationalen Projekten kommt Kommunikation vor Technik

Salzburg (pts005/21.09.2009/07:45) Die internationale Studie "Pool2Business", durchgeführt im ersten Halbjahr 2009 von der Unternehmensberatung "Cockpit-Consulting" und der Fachhochschule Salzburg, im Rahmen eines EU-Projektes bestätigt: Neue Marktchancen durch neue Arbeitsmethoden. Aber trotz Einsatz modernster Informations- und Kommunikationstechnologie hängt der Erfolg in virtuellen, internationalen Projekten in erster Line von der Kommunikation der beteiligten Mitarbeiter ab. Die Studie brachte weitere interessante Details bei internationalen Projekten an die Oberfläche.

Der Markt definiert sich neu
Der Wirtschaftsraum Europa mit 27 EU-Ländern und einer Bevölkerung von fast 500 Mio Menschen und die hohe Marktdurchdringung durch das Internet bieten sowohl Großunternehmen als auch KMU neue und zusätzliche Geschäftschancen. Ohne Rücksicht auf nationale Grenzen. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmensleiter dazu, internationales Projektmanagement zu betreiben.

An zweiter Stelle kommt bereits das riesige Wissenspotenzial, das in diesem riesigen Wirtschaftraum vorhanden ist. Experten und sonstige Spezialisten stehen für die anspruchsvollsten Aufgaben in den Projekten zur Verfügung und können gleichzeitig in die unterschiedlichsten Projekte eingebunden werden. Schließlich sind es oft die Auftraggeber selbst, die nach einer Auftragsabwicklung in internationalen Teams verlangen.

Die Projektteams treffen sich am europäischen Markt
Fast 60% der befragten Unternehmen gaben in der Studie an, dass sie ihr Personal für die unterschiedlichen Projekte auch international rekrutieren. Das heißt, die Teammitglieder sitzen in verschiedenen Ländern - in Forschungsstätten, bei Kooperationspartnern, Lieferanten und beim Auftraggeber und arbeiten vernetzt an einem gemeinsamen Projekt. In Einzelfällen sind die Mitarbeiter sogar weltweit verteilt.

Internationale Abwicklung selbst bei internen Projekten und Kundenaufträgen
Die international, virtuell durchgeführten Auftragsprojekte machen bei den interviewten Firmen bereits 40% des Gesamtprojekt-Volumens aus. Produktenwicklungen, technische Lösungen sowie die Softwareentwicklung dominieren hier.

Aber auch bei unternehmensinternen Aufgaben setzen viele Unternehmen auf das internationale Know-how und wickeln 43% auf virtueller Basis ab. Dazu gehören vor allem Produktentwicklungen, Markteinführungen und Organisationsprojekte.

Face to face Meetings kommen vor den Klassikern E-Mail und Telefon
Face to face Meetings stehen bei 80% der befragten Unternehmen an erster Stelle wenn es um die organisatorischen Erfolgsfaktoren in internationalen Projekten geht. Besonders erfolgsentscheidend ist diese Kommunikationsform bei Kick-off-Meetings. An zweiter Stelle kommt das E-Mail vor dem guten alten Telefon.

Für virtuelle Audiokonferenzen wird auf die kostengünstige Variante der Voice-over-IP- Telefonie gesetzt. Hier dominiert die Freeware "Skype". Videokonferenzen, die aufgrund der vielen Kommunikatonsebenen eigentlich gleich nach dem persönlichen Gespräch kämen, nehmen nur eine untergeordnete Rolle ein. Mangelhafte technische Voraussetzungen in vielen Ländern und die höheren Investitionskosten wirken bei der Verbreitung als Hemmnisse.

Teammitglieder: Personalqualifikationen kommen vor den Kosten
Die Art des Projektes und das benötigte fachliche Know-how sind zu 70% die dominierenden Kriterien bei der Personalauswahl. Erst in weiterer Folge spielen die Faktoren "Erfahrung im internationalen Projektmanagement" und persönliche Interessen eine Rolle. Ist das fachlich optimale Teammitglied gefunden, ist bei rund 2/3 der Unternehmen die Verfügbarkeit der ausgewählten Person entscheidend. Erst dann kommen die Kosten und der Arbeitsplatz des Projektmitarbeiters ins Spiel.

Weltsprache Englisch dominiert auch in Projekten
In 3/4 der internationalen Projekte ist die Projektsprache Englisch. Probleme bereitet den Unternehmen sehr oft die Sprachqualität. Dabei stehen die unterschiedlichen Interpretationen von Fachausdrücken, das lückenhafte beherrschen der Sprache oder die unterschiedlichen Sprachlevels im Vordergrund. Nationale Sprachen spielen in internationalen Projekten eine untergeordnete Rolle.

Ressourcenknappheit und unterschiedliche Arbeitseinstellung als Auslöser von Konflikten
Termindruck oder nicht ausreichende Ressourcen sind die Hauptauslöser von Konflikten. Gefolgt von unterschiedlichen mentalen Einstellungen zu Aufgabenprioritäten und die Interpretationsspielräume bei fachlichen Ausdrücken und Begriffen.

Mehrheitlich wird von den Unternehmen die Lösung der Konflikte dem Team und dem Projektleiter überlassen. Das Projekt-Office oder die Unternehmenszentralen mischen sich nur in Ausnahmefällen ein.

Um Konflikte von Haus aus zu vermeiden, setzen erfahrene Projektleiter zu 76% auf eine klare und straffe Kommunikation. Dabei legt das bereits erwähnte Face-to-face Kick-off Meeting zu 70% den Grundstein zu einer konfliktarmen Projektabwicklung. Ein Drittel der Unternehmen setzt auf ein straffes Projekt-Management.

Zweistufiges Evaluierungsverfahren der Studie sorgte für präzise Fragestellungen
Durchgeführt wurde die Studie schwerpunktmäßig in den sechs EU-Ländern Irland, Litauen, Österreich, Rumänien, Spanien und Tschechien. Befragt wurden 85 Untenehmen in den Größenordnungen: weniger als 50 Mitarbeitern (34%), 50-500 Mitarbeitern (37%) und über 500 Mitarbeiter (26%). Sie dient als Grundlage für ein Ausbildungskonzept von internationalen Projektmanagern.

Das Team um Prof. Dr. Manfred Mayer, von der Fachhochschule Salzburg und Mag. Michael Ruzicka, Geschäftführer von Cockpit-Consulting, Management- und Prozessberatung, ging bei der Evaluierung in zwei Stufen vor. Im ersten Schritt wurden neun Experteninterviews aus international agierenden Unternehmen wie beispielsweise Skidata, AVL-List, Siemens oder Unisys geführt, um die gelebte Projektpraxis in internationalen Projekten zu definieren.

Im zweiten Schritt wurde ein Online-Fragebogen an Unternehmen in 6 europäische Länder verschickt. Die über 40 Fragen brachten zwar viele der 85 Interviewten Teilnehmer an den Rand ihrer Energien, lieferten aber wertvolle Erkenntnisse über internationales Projektmanagement in verschiedenen Branchen.

Die gesamte Studie kann für eine Schutzgebühr von Eur 50,- angefordert werden bei Cockpit-Consulting, Management- und Prozessberatung, Mag. (FH) Sabiha Babic, s.babic@cockpit-consulting.at , http://www.cockpit-consulting.at

Aussender:	Cockpit-Consulting
Ansprechpartner:	Mag. (FH) Sabiha Babic
Tel.:	+43 (0)650/5836 442
E-Mail:	s.babic@cockpit-consulting.at