Archivierung unstrukturierter Daten

Infrastruktur optimieren und Informationen rechtssicher speichern

Bassersdorf (pts007/26.10.2010/09:22)

Die Datenmengen auf den Fileservern und in den Postfächern des Unternehmens nehmen stetig zu. Währenddem laufend neue Daten hinzukommen, werden diese kaum je wieder gelöscht. So beträgt der Anteil an Daten, welche älter als ein Jahr sind, meist über 80%. KMUs und Konzerne sind auf intelligente Lösungen angewiesen, um ihre Daten effizient, sicher und rechtskonform zu speichern. Überquellende Postfächer, riesige Dateisysteme und endlos dauernde Datensicherungsaufträge sind in jeder IT-Abteilung bekannt. Dazu kommen immer häufiger Anforderungen, gewisse Informationen rechtssicher zu speichern.

Für strukturierte Daten aus den ERP- und Buchhaltungssystemen, wie z.B. Rechnungsbelege und auftragsbezogene Dokumente, sind heute Lösungen in Form von Dokumenten Management Systemen etabliert. Deutlich weniger verbreitet sind Lösungen, die sich den unstrukturierten Daten des Unternehmens annehmen. Zu den unstrukturierten Daten zählen die klassischen Office-Dateien und E-Mails, da diese in Bezug auf Inhalt und Form sehr unterschiedlich sein können.

Unnötig hohe Speicherkosten
Bei näherer Betrachtung der Datenbestände auf E-Mail- und Fileservern fallen zwei Umstände auf: Über 80% der Daten sind älter als ein Jahr und viele Dateien sind mehrfach vorhanden. Diese Daten alle auf den schnellen und teuren Speichersystemen zu halten macht wenig Sinn. Die Häufigkeit des Zugriffes auf die Daten nimmt mit zunehmendem Alter markant ab, so dass ältere Informationen auf günstigeren Speichern ausgelagert und archiviert werden können. Das Archiv wird weiter optimiert, indem eine Datei nur einmal in den Archivspeicher geschrieben wird. Für identische Kopien werden nur noch Verweise oder Zeiger erstellt (bekannt unter dem Begriff "Single Instancing"). Dabei darf es keine Rolle spielen, ob diese Datei als Anhang in einer E-Mail, oder auf dem Fileserver gespeichert ist.

Einen weiteren entscheidenden Nutzen ziehen wir aus der Entlastung der Datensicherung. Das richtig gestaltete Archiv muss weit weniger häufig gesichert werden als die primären Datenbestände. Dadurch reduzieren sich das benötigte Zeitfenster und der Speicherbedarf für die Datensicherung. Ein anstehender Ausbau der Datensicherungsinfrastruktur kann somit weiter aufgeschoben werden.

Transparenter Zugriff
Der Benutzer interessiert sich wenig für Speicherkosten und Datensicherung. Er will wie gewohnt auf seine E-Mails und Dateien zugreifen, egal in welchem Datenspeicher sich diese befinden. Deshalb ist es wichtig, dass der Zugriff auf die archivierten Daten für den Benutzer transparent und wie gewohnt abläuft. Auf den Fileservern ist dies schnell einmal gewährleistet, aber für die E-Mails muss die Archivierungssoftware einige Herausforderungen lösen. Dazu gehören der Offline-Zugriff auf archivierte E-Mails für Benutzer von Notebooks und der Umgang mit den benutzerspezifischen E-Mail-Archiven in PST-Dateien. Für den Benutzer und den IT-Administrator gleichermassen erfreulich ist der Umstand, dass die unbeliebten und unsicheren PST-Dateien ins Archiv importiert werden können. Entscheidend für die Benutzerakzeptanz ist, dass dabei die Ordnerstruktur erhalten bleibt und der Benutzer seine Informationen im E-Mail Client wiederfindet.

Rechtssicherheit
Heutzutage ist es vielerorts selbstverständlich, Geschäfte mit Hilfe digitaler Kommunikationsmittel wie E-Mail abzuwickeln. Die Konsequenzen, welche sich durch die digitale Übertragung und Speicherung geschäftsrelevanter Daten ergeben, werden von den Benutzern kaum beachtet. Ohne geeignete Massnahmen ist die Beweisführung für ein Unternehmen, z.B. im Falle eines Rechtsstreites, sehr aufwändig oder gar unmöglich. Die Archivlösung kann im Zusammenspiel mit organisatorischen Massnahmen und den geeigneten Speichersystemen die Rechtssicherheit gewährleisten und das Wiederfinden von relevanten Informationen aus Postfächern und Dateisystemen ermöglichen.

Ihr IT-Partner
uniQconsulting ag unterstützt seine Kunden bei der Planung, Einführung und dem Betrieb der anforderungsoptimierten Archivlösung. Als Ihr IT-Partner steht uniQconsulting ag für die gesamten technischen und die organisatorischen Aspekte der Archivierungslösung ein - vom Client bis zum Archivspeicher.

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