CubeDoc SE: Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung

Köln (pta019/19.08.2026/16:00 UTC+2)

CubeDoc SE, Frankfurt am Main

ISIN DE000A3DXGY5 / WKN A3DXGY

Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit zu der am Dienstag, dem 29. September 2026, um 11:00 Uhr in Köln (high Studios), Franz-Geuer-Straße 6-8, 50823 Köln, stattfindenden außerordentlichen Hauptversammlung der CubeDoc SE ein.

I. Tagesordnung

Tagesordnungspunkt 1: Änderung der Satzung

Die außerordentliche Hauptversammlung soll die Neufassung der Satzung und damit die Umstellung der Gesellschaft von der monistischen auf die dualistische Verfassung beschließen. Die Satzungsänderung wird mit ihrer Eintragung in das Handelsregister wirksam. Die neue Satzung der CubeDoc SE ist als Anlage beigefügt.

Der Verwaltungsrat und Direktor schlagen vor, dem Entwurf der Satzung zuzustimmen und den Direktor zu ermächtigen, Einzelheiten festzulegen und Maßnahmen zu ergreifen, die zur Eintragung im Handelsregister und der Veröffentlichung erforderlich sind.

Tagesordnungspunkt 2: Wahlen zum Aufsichtsrat

Nach dem Beschluss der Satzungsänderung treten an die Stelle des Verwaltungsrats und der geschäftsführenden Direktoren ein Vorstand und ein Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat entsteht als Organ erst mit der Eintragung der Satzungsneufassung. Die Wahl seiner Mitglieder erfolgt daher aufschiebend bedingt auf diesen Zeitpunkt. Die Bestellung des Vorstands obliegt sodann ausschließlich dem Aufsichtsrat (Art. 39 Abs. 2 Satz 1 SE-VO); sie erfolgt ihrerseits aufschiebend bedingt und wird erst mit dem Amtsantritt des Aufsichtsrats wirksam. Die Hauptversammlung entscheidet über die Bestellung des Vorstands nicht.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht nach § 17 Abs. 1 Satz 1 SEAG in Verbindung mit § 10 Abs. 1 der neugefassten Satzung sowie §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG aus drei Mitgliedern. Eine Beteiligung von Arbeitnehmervertretern besteht nicht.

Der Verwaltungsrat schlägt vor, mit Wirkung auf den Zeitpunkt der Eintragung der Neufassung der Satzung in das Handelsregister die folgenden Personen in den Aufsichtsrat zu wählen:

Die Wahl steht jeweils unter der aufschiebenden Bedingung, dass die Neufassung der Satzung in das Handelsregister eingetragen wird. Sie wird erst mit dem Wirksamwerden dieser Eintragung wirksam; die Amtszeit beginnt mit demselben Zeitpunkt. Unterbleibt die Eintragung, geht die Wahl ins Leere.

Die Amtszeit endet jeweils mit Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2030 beschließt.

Die Gesellschaft wird die Zusammensetzung des Aufsichtsrats nach § 106 AktG unverzüglich nach Amtsantritt zum Handelsregister einreichen und im Bundesanzeiger bekannt machen. Der Aufsichtsrat wird sich sodann konstituieren, aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter wählen (Art. 42 Satz 1 SE-VO) und über die Bestellung des Vorstands beschließen.

Es ist beabsichtigt, die Wahlen im Wege der Einzelwahl durchzuführen.

Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien (§ 125 Abs. 1 Satz 5 AktG): Keine der Kandidaten ist Mitglied in anderen Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

II. Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 19 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Versammlung anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.

1. Anmeldung

Die Anmeldung muss der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache unter der nachstehenden Adresse spätestens bis zum Ablauf des

Dienstag, 22. September 2026, 24:00 Uhr,

zugehen. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen.

2. Nachweis des Anteilsbesitzes

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache durch das depotführende Institut erstellter Nachweis über den Anteilsbesitz erforderlich. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, das heißt auf den

Dienstag, 08. September 2026, 00:00 Uhr (Nachweisstichtag),

beziehen und der Gesellschaft ebenfalls bis zum Ablauf des 11. September 2026 unter der nachstehenden Adresse zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag ist keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien verbunden; Erwerber von Aktien, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, sind für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts nicht berechtigt.

3. Adresse für Anmeldung und Nachweis

CubeDoc SE, Von-Werth-Straße 1, 50670 Köln, info@cubedoc.ai

III. Elektronische Teilnahme an der Hauptversammlung (Videokonferenz)

Der Verwaltungsrat hat als Einberufender gemäß § 18 Abs. 3 der Satzung in Verbindung mit § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG vorgesehen, dass die Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und ihre Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.

Es handelt sich nicht um eine virtuelle Hauptversammlung im Sinne des § 118a AktG. Die Versammlung findet am Ort der Versammlung statt; die elektronische Teilnahme tritt daneben. Aktionäre können weiterhin persönlich vor Ort teilnehmen.

1. Umfang der elektronisch ausübbaren Rechte

Elektronisch teilnehmende Aktionäre gelten als in der Hauptversammlung erschienen. Sie können:

Die Ausübung dieser Rechte erfolgt über das von der Gesellschaft bereitgestellte Teilnehmerportal nach Maßgabe der dort hinterlegten Verfahrenshinweise.

2. Anmeldung zur elektronischen Teilnahme

Voraussetzung sind auch für die elektronische Teilnahme die fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach Abschnitt II. Aktionäre, die elektronisch teilnehmen möchten, haben dies in der Anmeldung anzugeben und eine gültige E-Mail-Adresse mitzuteilen. Die individuellen Zugangsdaten zum Teilnehmerportal werden nach ordnungsgemäßer Anmeldung an diese E-Mail-Adresse übersandt. Die Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

Auch elektronisch teilnehmende Aktionäre können sich vertreten lassen; die Bestimmungen des Abschnitts IV gelten entsprechend.

3. Technische Voraussetzungen

Für die elektronische Teilnahme werden ein internetfähiges Endgerät mit Kamera und Mikrofon, eine stabile Internetverbindung sowie ein aktueller Internetbrowser benötigt. Der Link zum Teilnehmerportal wird an die gemeldeten Aktionäre mitgeteilt. Es wird empfohlen, sich bereits ab 10:45 Uhr einzuwählen. Nähere Hinweise zu den technischen Voraussetzungen werden mit den Zugangsdaten übersandt.

4. Technische Störungen

Die Gesellschaft trägt dafür Sorge, dass die elektronische Teilnahme technisch ermöglicht wird; sie kann jedoch keine Gewähr für die Funktionsfähigkeit der von den Aktionären genutzten Endgeräte und Internetverbindungen übernehmen. Nach § 243 Abs. 3 Nr. 1 in Verbindung mit Satz 2 AktG kann eine Anfechtung auf die durch eine technische Störung verursachte Verletzung von Rechten, die nach § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG auf elektronischem Wege wahrgenommen worden sind, nur gestützt werden, wenn der Gesellschaft grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vorzuwerfen ist.

Der Versammlungsleiter ist berechtigt, die Versammlung bei einer erheblichen technischen Störung zu unterbrechen und den Fortgang der Versammlung anzuordnen.

IV. Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind die fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG). Ein Formular zur Vollmachtserteilung wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären übersandt.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen (§ 134 Abs. 3 Satz 2 AktG). Für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder einer diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person gelten die Besonderheiten des § 135 AktG.

IV. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft eingeteilt in 111.250.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien, die ebenso viele Stimmrechte gewähren. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.

V. Rechte der Aktionäre

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 Euro erreichen, können nach Art. 56 SE-VO in Verbindung mit § 50 Abs. 2 SEAG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Verwaltungsrat zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen; der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen.

Jeder Aktionär kann Gegenanträge zu Vorschlägen der Verwaltung zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden (§§ 126, 127 AktG). Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachstehende Adresse zu richten: Von-Werth-Straße 1, 50670 Köln, info@cubedoc.ai

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Verwaltungsrat Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (§ 131 Abs. 1 AktG).

VI. Unterlagen und weitere Informationen

Die Niederschrift über die außerordentliche Hauptversammlung vom 8. April 2026 nebst der beschlossenen Neufassung der Satzung liegt vom Tag der Einberufung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Von-Werth-Straße 1, 50670 Köln, zur Einsichtnahme der Aktionäre aus und wird auf Verlangen jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos übersandt. Die Unterlagen sind zudem in der Hauptversammlung ausgelegt.

VII. Hinweise zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre und etwaiger Bevollmächtigter auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den aktienrechtlichen Vorschriften. Im Rahmen der elektronischen Teilnahme werden zusätzlich die E-Mail-Adresse sowie Bild- und Tondaten der zugeschalteten Aktionäre verarbeitet, soweit diese von ihrem Rede- oder Fragerecht Gebrauch machen. Eine Aufzeichnung der Versammlung erfolgt nicht. Verantwortliche ist die CubeDoc SE, Von-Werth-Straße 1, 50670 Köln. Weitere Informationen sind erhältlich unter

https://cubedoc.ai/datenschutz

Frankfurt am Main, im August 2026

CubeDoc SE

Der Verwaltungsrat

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