POLYTEC HOLDING AG: Einladung zur 25. ordentlichen Hauptversammlung

Hörsching (pta015/09.05.2025/13:32 UTC+2)

POLYTEC Holding AG, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich, FN 197646 g – LEI 529900OVSOBJNXZACW81, ISIN AT0000A00XX9

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EINLADUNG zur 25. ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionär:innen hiermit zur 25. ordentlichen Hauptversammlung der POLYTEC Holding AG am Dienstag, dem 10. Juni 2025, um 10:00 Uhr (MESZ), am Sitz der Gesellschaft in A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich, ein.

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TAGESORDNUNG

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate-Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht inklusive Nachhaltigkeitserklärung, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2024

2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns 2024

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024

4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024

5. Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024

6. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024

7. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands gemäß § 65 Abs 1 Z 8 AktG zum Erwerb eigener Aktien der Gesellschaft, Ermächtigung des Vorstands zur Einziehung von Aktien sowie Ermächtigung des Aufsichtsrats, Änderungen der Satzung, die sich durch die Einziehung von Aktien ergeben, zu beschließen

8. Beschlussfassung über die Aufhebung des bestehenden Genehmigten Kapitals gemäß Hauptversammlungsbeschluss vom 1. Juli 2022 und Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals (§ 169 AktG) zur Bar- oder Sachkapitalerhöhung mit der Möglichkeit zum Bezugsrechtsausschluss und dementsprechende Änderung der Satzung in Punkt 4.4.

9. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers der Nachhaltigkeitsberichterstattung für das Geschäftsjahr 2025

10. Wahlen in den Aufsichtsrat

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UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG

Folgende Unterlagen sind spätestens ab dem 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, somit ab dem 20. Mai 2025 auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich:

+ Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2024

+ Corporate-Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2024

+ Konzernabschluss mit Konzernlagebericht inklusive Nachhaltigkeitserklärung für das Geschäftsjahr 2024

+ Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2024

+ Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024

+ Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 – 10

+ Vergütungsbericht

+ Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 7 (eigene Aktien)

+ Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 8 (genehmigtes Kapital)

+ Erklärungen der Kandidaten für die Wahlen in den Aufsichtsrat zu TOP 10 gemäß § 87 Abs 2 AktG samt Lebenslauf

+ Formular für die Erteilung einer Vollmacht/Weisung

+ Formular für den Widerruf einer Vollmacht

+ Vollständiger Text dieser Einladung

+ Datenschutzinformation

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HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR:INNEN GEM. §§ 109, 110, 118 UND 119 AktG

Beantragung von Tagesordnungspunkten durch Aktionär:innen (§ 109 AktG)

Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform spätestens am 21. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung, somit am 20. Mai 2025 der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse POLYTEC Holding AG, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations, oder per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse ir@polytec-group.com zugeht. "Schriftlich" bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeichnung durch jede Antragsteller:in oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur oder, bei Übermittlung per SWIFT GIBAATWGGMS mit Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000A00XX9 im Text anzugeben ist. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär:innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Bei mehreren Aktionär:innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 5% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär:innen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Beschlussvorschläge von Aktionär:innen zu der Tagesordnung (§ 110 AktG)
Aktionär:innen, deren Anteile einzeln oder gemeinsam 1% des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform iSd § 13 Abs 2 AktG Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge samt Begründung zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionär:innen und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am siebten Werktag vor der Hauptversammlung, somit am 28. Mai 2025 der Gesellschaft entweder an POLYTEC Holding AG, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations oder per E-Mail an ir@polytec-group.com zugeht, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeigneten Weise abgegeben, die Person des/der Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.

Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG.

Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionär:innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär:innen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Auskunftsrecht (§ 118 AktG)

Jede Aktionär:in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich zu stellen, gerne aber auch schriftlich.

Wir bitten die teilnahmeberechtigten Aktionär:innen, ihre Fragen – insbesondere jene, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf – schon vor der Hauptversammlung in Textform an die Gesellschaft zu übermitteln. Die Fragen können an die POLYTEC Holding AG per Post/Boten an die Adresse A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Abteilung Investor Relations geschickt werden. Oder übermitteln Sie Ihre Fragen per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse: ir@polytec-group.com

Information über das Recht der Aktionär:innen, Anträge in der ordentlichen Hauptversammlung zu stellen (§ 119 AktG)

Jede Aktionär:in ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Tagesordnungspunkt Anträge zu stellen. Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere Anträge vor, so bestimmt gemäß § 119 Abs 3 AktG der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung.

Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt jedoch zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus: Personen zu Wahlen in den Aufsichtsrat (Punkt 10 der Tagesordnung) können nur von Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 1% des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 28. Mai 2025 in der oben angeführten Weise der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen. Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden.

Informationen auf der Internetseite

Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG werden auf der im Firmenbuch eingetragenen Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich gemacht. Link: https://www.polytec-group.com/investor-relations/hauptversammlung

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NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des zehnten Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), somit am 31. Mai 2025 24:00 Uhr (MESZ). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär:in ist und dies der Gesellschaft nachweist. Der Anteilsbesitz am Nachweisstichtag ist durch eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, somit spätestens am 4. Juni 2025 in Textform ausschließlich unter einer der nachgenannten Adressen zugehen muss, nachzuweisen:

Per Post/Boten: POLYTEC Holding AG, Abteilung Investor Relations, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich

Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 50

Per E-Mail: anmeldung.polytec@hauptversammlung.at wobei die Depotbestätigung in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist

Per SWIFT: GIBAATWGGMS (Message Type MT598 oder MT599, ISIN AT0000A00XX9 im Text angeben)

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Depotbestätigung gemäß § 10a AktG

Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:

+ Angaben über die Aussteller:in: Name/Firma und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlicher Code (BIC),

+ Angaben über die Aktionär:in: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,

+ Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien der Aktionär:in, ISIN AT0000A00XX9,

+ Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,

+ Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf den oben genannten Nachweisstichtag 31. Mai 2025 beziehen und darf zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein. Die Depotbestätigung in Textform wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegengenommen.

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VERTRETUNG DURCH BEVOLLMÄCHTIGTE

Jede Aktionär:in, die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, einen Vertreter zu bestellen, der im Namen der Aktionär:in an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie die Aktionär:in hat, die er vertritt. Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Sofern die Vollmacht nicht am Tag der Hauptversammlung bei der Registrierung persönlich übergeben wird, muss die Vollmacht spätestens am 6. Juni 2025 bis 12:00 Uhr (MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an einer der nachgenannten Adressen zugehen:

Per Post/Boten: POLYTEC Holding AG, Abteilung Investor Relations, A-4063 Hörsching, Polytec-Straße 1, Österreich

Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 50

Per E-Mail: anmeldung.polytec@hauptversammlung.at wobei die Vollmacht in Textform, beispielsweise als PDF, der E-Mail anzuschließen ist

Persönlich: bei Registrierung zur Hauptversammlung am Veranstaltungsort ab 09:00 Uhr (MESZ)

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht und ein Formular für den Widerruf einer Vollmacht werden auf der Website der POLYTEC Holding AG unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, rechtzeitig bereitgestellt. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. Hat eine Aktionär:in ihrem depotführenden Kreditinstitut Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Für die Übermittlung dieser Erklärung gilt § 10a Abs 3 AktG sinngemäß.

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GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft im Betrag von EUR 22.329.585,00 eingeteilt in 22.329.585 Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 334.041 Stück eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Rechte zu. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt demzufolge im Zeitpunkt der Einberufung 21.995.544.

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SICHERHEITSBESTIMMUNGEN

Um den reibungslosen Ablauf bei der Eingangs- und Sicherheitskontrolle zu ermöglichen, werden die Aktionär:innen gebeten, sich rechtzeitig vor Beginn der Hauptversammlung am Ort derselben einzufinden und einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis) vorzulegen. Der Einlass zur Behebung der Stimmkarten beginnt ab 09:00 Uhr (MESZ).

INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ

Bezüglich der Informationen zum Datenschutz verweisen wir auf das entsprechende Dokument, das auf der Website der Gesellschaft unter www.polytec-group.com im Bereich Investor Relations, Hauptversammlung, zugänglich gemacht wird. Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der POLYTEC Holding AG unter www.polytec-group.com/datenschutz zu finden.

Hörsching, im Mai 2025, Der Vorstand

https://www.polytec-group.com/investor-relations/hauptversammlung

(Ende)

Aussender:	POLYTEC HOLDING AG Polytec-Straße 1 4063 Hörsching Österreich
Ansprechpartner:	Paul Rettenbacher
Tel.:	+43 7221 701 292
E-Mail:	paul.rettenbacher@polytec-group.com
Website:	www.polytec-group.com
ISIN(s):	AT0000A00XX9 (Aktie)
Börse(n):	Wiener Börse (Amtlicher Handel)