Studie "Pool2Business"

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Salzburg (pts005/09.11.2009/07:45) - Die Ergebnisse im zweiten Teil der im Frühjahr 2009 in 6 EU-Ländern durchgeführte Studie "Pool2Business" unter Betreibern von internationalem Projektmanagement wird vielleicht so manchen IT-Experten überraschen. Die in verschiedenen Unternehmensgrößen und unterschiedlichen Branchen durchgeführte Evaluierung sieht den Neoklassiker der digitalen Kommunikation, die e-Mail, klar in Front. Ein überraschendes Ergebnis lieferte auch die Controllingpraxis. Das Storytelling hat sich hier klar als Nummer eins etabliert.

Drei digitale Eckpfeiler dominieren die Datenübertragung
Bei der operativen Arbeit in einem internationalen, virtuellen Projekt steht die asynchrone E-Mail Kommunikation an erster Stelle bei der Nutzungshäufigkeit. Als Drehscheibe des Dokumenten-Managements dominiert eindeutig der zentrale Fileserver.

Als Transportkanal für die Projektdaten hat sich das Intranet in der Beliebtheitsskala durchgesetzt. Erst mit einem Respektabstand folgen das eigene Projektportal, Application-Sharing bei Audio- oder Videokommunikation oder eine eigenen Dokumenten-Management-Software. Auf einem der hinteren Plätze im Ranking rangiert das Wiki. Offensichtlich hat dieses Kommunikationstool im virtuellen Projektmanagement noch nicht überzeugt.

Easy to use kommt vor High-Tech
Vor allem die leichte Anwendbarkeit ohne aufwendige Trainings wird von der in internationalen Projekten eingesetzten e-Collaboration-Software verlangt. Das hängt einerseits mit den unterschiedlichen IT-Ausbildungslevels der Teammitglieder und andererseits mit der grundsätzlichen Verfügbarkeit der Software in den verschiedenen Ländern zusammen. Weiters wird von der Software verlangt, dass sie stabil und verlässlich läuft, und damit eine effektive und wirtschaftliche Projektabwicklung gewährleistet ist.

Bei den operativen Funktionen der Software steht das Kommunikationstool an erster Stelle. Gefolgt von der Terminplanungsfunktion, der Möglichkeit des Reportings und der Einsatzmöglichkeit für das Controlling. Eine eher untergeordnete Rolle spielt eine Dokumentenablage-Möglichkeit. Angeschafft wird die e-Collaboration-Software in der Regel in Abstimmung zwischen dem Projekt-Teams und der entsprechenden Fachabteilung im Unternehmen.

Unterschiedliche Planungstiefen und Qualifikationen
Fast 40% der Projektverantwortlich begnügen sich bei der Projektplanung mit einer Detaillierung bis auf Milestone-Level. 27% planen die Projekte bis auf das Work-Package Niveau. An dritter Stelle kommt die Planung bis auf Projektphasen-Level.

Interessante Ergebnisse brachte der gefragte Ausbildungslevel der Projektteams. 28% arbeiten nach keinem definierten Standard. Projekte werden einfach durchgeführt. An zweiter Stelle kommen firmeninterne "Spielregeln". Die international anerkannten Ausbildungssysteme kommen erst an dritter Stelle. Als Grund für den hohen Anteil an firmeninternen Ausbildungskonzepten gaben die Manager an, dass die genormten Systeme sich zu wenig mit dem Unternehmensbedarf decken würden.

Überraschung im Controlling: Storytelling kommt vor Kennziffern
Knapp 50% der befragten Firmen bevorzugen einen in Prosa geschriebenen Controlling-Report von laufenden oder abgeschlossenen Projekten. Erst an zweiter Stelle stehen die klassischen Kennziffern über den Status eines Projektes und dessen Ergebnisse. Einen relativ hohen Stellenwert nimmt die Milestones-Trendanalyse ein. Sie wird immerhin von mehr als einem Drittel der Projektbetreiber angewandt.

Beim Risikomanagement setzt man in der Praxis hauptsächlich auf die Erfahrung der Projektleiter und der -teams. Unterstützt durch Checklisten.

Managementanforderungen unabhängig von der Unternehmensgröße
Die Unternehmensgröße bei der Durchführung von internationalen, virtuellen Projekten hat keinen Einfluss auf die Qualität und die Methoden des Projektmanagements. Das gilt für das Management genauso wie für die Anforderungen an die IT. Unterschiede bei der Abwicklung von internationalen Projekten sind lediglich zwischen den verschiedenen Branchen zu finden.

Die Fachhochschule Salzburg entwickelt gemeinsam mit Cockpit-Consulting und weiteren Partnern aus der Forschung und der Wirtschaft ein von der EU gefördertes Ausbildungskonzept, das den zukünftigen Anforderungen des internationalen, virtuellen Projektmanagements gerecht wird.

Die gesamte Studie "Pool2Business" kann angefordert werden bei:
Cockpit-Consulting, Management- und Prozessberatung, Mag. (FH) Sabiha Babic, s.babic@cockpit-consulting.at , http://www.cockpit-consulting.at

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