München (pte016/02.12.2003/11:33) - Das deutsche Document- und Content-Management Unternehmen Comprendium http://www.comprendium.de hat mit InfoStore Domino Solutions eine Lösung für effiziente und revisionssichere Archivierung von E-Mails vorgestellt. Das System soll die Diskrepanz zwischen den Bestimmungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und den Bestimmungen des Datenschutzes lösen.

Viele Unternehmen verzichten auf professionelle E-Mail-Archivierung. Die Gefahren, denen sie sich dabei aussetzen, sind vielfältig. Das beginnt bei den Problemen des Datenschutzes, weil Mitarbeiter private und geschäftliche E-Mails nicht trennen, setzt sich bei Schwierigkeiten in der Umsetzung von Compliance-Regelungen fort und reicht bis zu den Anforderungen der deutschen GDPdU. http://www.gdpdu-portal.com Diese sieht nämlich ausdrücklich die Möglichkeit der elektronischen Einsicht in steuerrelevante E-Mails vor.

"Im Grunde genommen müssten Unternehmen ihren Mitarbeitern sofort den Empfang und die Versendung privater E-Mails verbieten", beschreibt Bernhard Lindgens vom deutschen Bundesamt für Finanzen die Problematik des Konflikts zwischen den Bestimmungen des Datenschutzes und der GDPdU. Denn die verlangt eine Archivierung von steuerrelevanten E-Mails. "E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des §147 Abgabenordnung aufzubewahren. Sie müssen dabei maschinell auswertbar vorgehalten werden." http://www.bundesfinanzministerium.de

Aus Sicht des Datenschutzes muss hier jedoch sichergestellt sein, dass der Zugriff tatsächlich nur auf steuerlich relevante E-Mails erfolgt und nicht auch gleichzeitig Einsicht in private E-Mails möglich ist. Dieses Problem kann aber nur mit professionellen Archivierungssystemen gelöst werden, die zwischen privaten und steuerrelevanten E-Mails unterscheiden können und diese jeweils getrennt speichern. Die Lösung von Comprendium soll alle diese Anforderungen abdecken und setzt dabei auf vorhandenen Berechtigungsstrukturen von Lotus Notes auf.

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